Tema 1 Zainteresovane strane u projektnom menadžmentu
Zainteresovana strana je pojedinac, grupa ili organizacija na koju odluka, aktivnost ili ishod projekta mogu uticati, koja može smatrati da na nju utiču, ili da ona utiče na njih.
Proces projektnog upravljanja zainteresovanim stranama uključuje:
- Planiranje upravljanja zainteresovanim stranama
- Upravljanje angažmanom zainteresovanih strana
- Kontrola sudjelovanja zainteresovanih strana
Planiranje upravljanja zainteresovanim stranama
Prvi korak je identifikacija onih zainteresovanih strana koji bi mogli uticati na projektnu odluku, aktivnost ili ishod ili da ona na njih utiče. U tu svrhu mogu se konsultovati grupe ili pojedinci sa specijalizovanom obukom, uključujući:
- Viši menadžment ili projekt menadžere sa relevantnim iskustvom
- Ostali organizacioni odjeli
- Ključni akteri
- Stručnjaci i konsultanti
- Industrijske grupe, profesionalna udruženja, regulatorna tijela, nevladine organizacije (NVO)
Takođe bi se mogao stvoriti registar zainteresovanih strana koji bi sadržavao sve detalje u vezi s identifikovanim zainteresovanim stranama, kao što su:
- Podaci o profilu (ime, pozicija, uloga u projektu itd.)
- Informacije o procjeni (zahtjevi i očekivanja, uticaj i interes projekta, itd.)
- Klasifikacija zainteresovanih strana (interna/eksterna, nivo angažmana itd.)
Analiza zainteresovnih strana
Kao što je predstavljeno opsegom projekta, jedan od početnih koraka je prikupljanje i upravljanje zahtjevima i očekivanjima zainteresovanih strana, jer njihovi interesi i uključenost mogu pozitivno ili negativno uticati na implementaciju ili završetak projekta.
Analizom zainteresovanih strana prikupljaju se i analiziraju kvantitativne i kvalitativne informacije o zainteresovanim stranama kako bi se utvrdilo davanje prioriteta njihovim interesima tokom projekta. Ova analiza pomaže identifikovati interese, očekivanja, zahtjeve, uključenost, međuzavisnost i uticaj zainteresovanih strana na projekt. Nakon toga, takođe se ispituje potencijalni uticaj zainteresovanih strana na uspjeh projekta. Rezultati projekta zavise od toga koje ovlasti mogu imati zainteresovane strane, da se uključe u različite faze projekta i na taj način podstaknu promjene u rezultatima projekta u skladu sa njihovim potrebama i zahtjevima.
Source: www.unsplash.com
Nivo angažovanosti zainteresovanih strana
Očekuje se da neće sve zainteresovane strane biti jednako pozicionirane prema projektu i njegovim rezultatima. Analiza zainteresovanih strana otkriva njihov nivo angažovanosti, omogućavajući im kategorizaciju kao:
- Nesvjesni: nisu svjesni projekta i njegovih potencijalnih utjecaja.
- Otporni: svjesni su projekta i njegovih potencijalnih utjecaja, ali ostaju otporni na promjene.
- Neutralni: svjesni su projekta, ali mu nisu ni podrška ni otpor.
- Potporni: svjesni su projekta i njegovih potencijalnih uticaja i podržavaju promjene.
- Vodeći: svjesni su projekta i njegovih potencijalnih uticaja i aktivno su uključeni u osiguravanje uspjeha projekta.
| Zainteresovane strane | Nesavjesni | Otporni | Neutralni | Potporni | Vodeći |
|---|---|---|---|---|---|
|
Zainteresovane strane 1
|
X |
|
|
||
|
Zainteresovane strane 2
|
|
|
X
|
|
|
|
Zainteresovane strane 3 |
|
|
|
X |
Položaj zainteresovanih strana i radnje koje treba preduzeti
U skladu sa tim, mogu se donositi odluke o intenzitetu i učestalosti komunikacije i uključenosti u vezi s projektom i njegovim rezultatima. Korisni alat je Power-Interest Grid
- Visoko moćni, visoko zainteresovani ljudi (Upravljajte izbliza): morate u potpunosti angažovati te ljude i uložiti najveće napore da ih zadovoljite.
- Visoke snage, manje zainteresovani ljudi (Zadovoljite se): uložite dovoljno posla s tim ljudima da bi bili zadovoljni, ali ne toliko da im postane dosadno s vašom porukom.
- Visoko zainteresovani ljudi male snage (Budite informisani): adekvatno informišite te ljude i razgovarajte s njima kako biste bili sigurni da se neće pojaviti neki veći problemi. Ljudi iz ove kategorije često mogu biti od velike pomoći oko detalja vašeg projekta.
- Ljudi male snage, manje zainteresovani (Monitor): nadgledajte te ljude, ali ih nemojte umarati pretjeranom komunikacijom.
Upravljanje angažmanom zainteresovanih strana
Upravljanje angažmanom zainteresovanih strana je proces komunikacije i saradnje, kako bi se zadovoljile njihove potrebe, zahtjevi i očekivanja u granicama određenim opsegom projekta. Glavni cilj ovoga je njegovati kontinuiranu podršku zainteresovanih strana u projektu. Zbog toga se moraju koristiti prilagođene i poželjnije metode komunikacije, u skladu s komunikacijskim planom i Power-Interest Grid. Štaviše, sukob i nezadovoljstvo koji se mogu javiti trebaju se riješiti kako bi se izgradio odnos povjerenja i uzajamnog poštovanja između zainteresovanih strana i organizacije.
Kontrolisati angažman zainteresovanih strana
Nivo uključenosti zainteresovanih strana u projekt, pored odnosa između projektnog tima i različitih zainteresovanih strana, mora se pažljivo pratiti i ocjenjivati pomoću različitih alata za prikupljanje podataka. Na ovaj način projektni tim može ostati na vrhu pozitivnih ili negativnih rezultata i prilagoditi svoje strategije i planove za daljnje uključivanje zainteresovanih strana u projekt i zadržavanje sadržaja i, na taj način, ulaganje.
Source: www.gettyimages.com
