Tema 2 Upravljanje projektnim timom

Upravljanje vremenom na projektu bavi se planiranjem, upravljanjem, praćenjem i procjenom vremena potrebnog i utrošenog na projektne aktivnosti, u bliskoj vezi sa planiranim i stvarno ostvarenim napretkom.

Upravljanje vremenom na projektu projekta razvija se iz WBS-a. Zapravo, radni paketi WBS-a razlažu se na aktivnosti potrebne za provođenje projekta.

  1. Shodno tome, potrebne aktivnosti su definisane. Ovo bi bio prvi korak u upravljanju vremenom projekta.
  2. Zatim praćenje aktivnosti; naime, uspostavlja se međusobna veza između projektnih aktivnosti i dizajnira se efikasan redoslijed rada.
  3. Zatim se procjenjuju vrsta, kvalitet i količina resursa potrebnih za svaku aktivnost. Tu mogu biti, između ostalog, finansijski, materijalni, nematerijalni, infrastrukturalni i ljudski resursi. Ovaj korak je neophodan za informisanje o budžetu projekta (pogledajte “Upravljanje troškovima projekta”).
  1. Kao sljedeći korak procjenjuje se trajanje potrebno za završetak svake aktivnosti, te se planiraju potencijalni ograničavajući faktori ili potrebna istraživanja, piloti, sastanci itd.
  2. Shodno tome, razvija se raspored aktivnosti. To uključuje određivanje prioriteta i određivanje određenih vremenskih okvira, u kojima se određene aktivnosti ili zadaci moraju provesti i dovršiti. Budući da se aktivnosti prate, ne može se dovoljno naglasiti potreba poštivanja rokova: kašnjenje nekih aktivnosti može naštetiti pravovremenom završetku cijelog projekta, što često dovodi do povećanih troškova i nezadovoljstva zainteresovanih strana.
  3. Zbog toga raspored mora sadržavati određene kontrolne tačke. To su značajne tačke ili događaji u projektu, koji služe kao kontrolni i evaluacijski markeri za implementaciju projekta. Oni su sastavni dijelovi kontrolnog rasporeda, koji ima za cilj praćenje implementacije projekta prema rasporedu i specifikacijama. Nepotrebno je reći da se kontrolni raspored mora koristiti ne samo za praćenje i procjenu, već i za djelovanje na rezultate: idealno bi trebalo predvidjeti i izbjeći odstupanje od plana. Alternativno, utvrđeno odstupanje mora dovesti do neposredne korektivne akcije i do naknadnih ažuriranja plana.

Gore navedeni proces ističe vještine potrebne za upravljanje vremenom na projektu: planiranje, postavljanje ciljeva i određivanje prioriteta za bolji učinak. Potrebno je pratiti vremenski raspored putem podsjetnika i upozorenja. Korisno sredstvo za raspoređivanje aktivnosti i praćenje performansi razvio je Henry Gantt (1910-1915) i još uvijek se koristi u različitim verzijama danas.

GANTTOV DIJAGRAM

Ganttov dijagram je alat koji pomaže održavanju projekta na stazi. Služi za zakazivanje datuma početka i završetka (= trajanje) aktivnosti i zadataka. Štoviše, grupiranje sličnih aktivnosti nudi vizualizaciju redoslijeda aktivnosti tokom vremena. Uobičajena je zabluda da je Ganntov dijagram služi samo kao alat za upravljanje vremenom, on je zapravo razvijen da prati napredak u proizvodnji. Kao takav, Ganttov dijagram pomaže pratiti raspored aktivnosti, ali i pravovremeni završetak ishoda projekta. U nekim verzijama dijagrama, na njemu su navedena i imena članova tima koji su odgovorni za svaku aktivnost.

Shodno tome, Ganttov dijagram omogućuje:

  • Pokazuje svim zainteresovanim stranama projekta planirani rad i njegovo pozicioniranje tokom vremena
  • Prikazuje podatke o početnom planiranju i priprema prikaze za buduće reprogramiranje i napredak u radu
  • Olakšava prikaz grupiranja zadataka kako bi postojao sažeti prikaz rasporeda
  • Osigurava dosljednost sa opisom posla u tabeli organizacije rada
  • Potvrđuje određene neophodne zadatke prije nego što pređete na sljedeći

Pogledajte sljedeći primjer Gantt-ovog dijagrama: aktivnosti, njihovo trajanje i datum početka navedeni su na vertikalnoj osi (npr. Zadatak A, Zadatak B, itd.), dok su datumi kalendara na vodoravnoj osi (radni dani). Trajanje aktivnosti vizualizira se u obliku crvenih vodoravnih traka koje počinju na datum početka i završavaju na datum završetka predviđen za svaku aktivnost. Obratite pažnju na redoslijed aktivnosti na način na koji vodoravne trake prate jedna drugu, ne ostavljajući vremenske praznine. Dodjela vremena na vodoravnoj traci može slijediti zahtjeve svakog projekta: može slijediti svakodnevnu kategorizaciju (poput primjera ovdje), sedmično, dvosedmično ili čak mjesečno dodjeljivanje vremena.

cubesproject