Tema 3 Upravljanje vremenom na projektu
Projektni tim čine ljudi koji su raspoređeni da rade na projektu. Članovi tima mogu raditi za organizaciju koja vodi projekat, biti vanjski ugovarači ili – u slučaju zajedničkih projekata – biti članovi osoblja sarađujućih strana. Sastav projektnog tima može se razlikovati u zavisnosti od vještina koje projekt zahtijeva. Međutim, budući da projekti zahtijevaju različite vještine i sposobnosti (npr. logistika, finansijska administracija, marketing, proizvodnja, liderstvo itd.), Projektni tim bi trebao uključivati pojedince različitih vještina koji se međusobno nadopunjuju.
Odabir članova projektnog tima prevladava – ali nije nimalo lak zadatak. Izbor pojedinaca bi trebao zavisiti od njihovog potencijalnog doprinosa projektu, ali stvarnost često postavlja novčane ili taktičke prepreke. Posebno u kulturnom sektoru, često se mora raditi s određenim timom, koji može biti odličan, ali koji ne mora uvijek imati dovoljno znanja. Cjeloživotno učenje kroz seminare, online kurseve ili obuke na poslu pomaže ljudima koji rade u kulturnom sektoru da unaprijede svoje vještine, znanje i sklonosti.
Source: www.unsplash.com
Postoji sedam važnih alata i tehnika za izgradnju jakog, kohezivnog projektnog tima:
1.Razviti međuljudske i timske vještine ili meke vještine (rješavanje sukoba, uticaj, izgradnja tima, motivacija i pregovaranje)
2.Organizovati trening (formalni ili neformalni, poput online obuke, učionice, mentorstva ili obuke na radnom mjestu, prepoznat je motivacijski faktor koji takođe poboljšava kompetencije tima)
3.Kolocirajte članove tima (npr. koristite “ratnu sobu” u kojoj se održavaju sve projektne datoteke, ispisi, sastanci itd.)
4.Potaknite virtuelne timove (povoljno za dobijanje resursa koji možda nisu dostupni na vašoj lokaciji, a takođe štedi na putovanjima i troškovima)
5.Ponudite priznanje i nagrade (ovo je posebno važno za marljive i efikasne članove tima)
6.Imajte individualne i timske procjene
7.Održavajte redovne sastanke
Source: www.unsplash.com
Projektni menadžer (PM) odgovoran je za razne zadatke tokom cijelog života projekta, pa čak i nakon njegovog zatvaranja. Ona ili on je odgovoran za ukupnu koordinaciju i upravljanje projektom. U skladu s tim, projektni menadžer planira, izvršava i nadgleda projekt, vodi tim, upravlja učesnicima, projektnom komunikacijom, rizicima i problemima koji nastaju. Projektni menadžer svakodnevno nadgleda projekt i odgovoran je za osiguravanje visokokvalitetnih rezultata koji ispunjavaju utvrđene ciljeve i ograničenja, kao i osiguravanje efikasne upotrebe dodijeljenih resursa.
Svakom članu projektnog tima dodjeljuje se određena uloga, u skladu sa njihovim posebnim vještinama i sposobnostima, kao što su:
- Upravljaju budžetom – finansijska kontrola
- Upravljaju komunikacijama – marketing
- Upravljaju vanjskim odnosima – komunikacije/PR/osobni odnosi
- Proizvode ishode – proizvodnja
- Ostale potrebne zadatke, po radnoj strukturi projekta (WBS)
Radna struktura projekta (WBS) je proces u fazi projektnog opsega (korak 4). Ukupan rad potreban za projekat raščlanjuje na radne pakete koji sadrže specifične ciljeve, rezultate i aktivnosti, a koji se zatim dodjeljuju najpogodnijim članovima tima koji će sve izvršiti u zadanim rokovima i ograničenjima budžeta. Postoje dvije vrste WBS-a: Na osnovu isporuke i Na osnovu faze, u zavisnosti od toga šta projekt čini upravljivijim.
Za pravilno upravljanje projektom definitivno je važno znati koji su zadaci potrebni, kako su međusobno povezani i kako se mogu razgraditi, kao i njihova vremenska ograničenja i resurse. U toj mjeri, WBS podržava stvaranje budžeta i rasporeda. Uvid u znanje članova tima omogućava i efikasno delegiranje radnih paketa, što može dovesti do postizanja ciljeva projekta i održati članove tima motivisanima.
Postoje 3 do 4 nivoa WBS-a, u zavisnosti od složenosti projekta:
1.Primarni cilj projekta
2.Ciljevi projekta
3.Rezultati projekta
4.Aktivnosti
Source: www.unsplash.com