Tema 4 Upravljanje troškovima projekta
Upravljanje troškovima projekta kontinuirani je postupak koji omogućava cjelokupno financijsko upravljanje projektom, odnosno planiranje, praćenje i kontrolu budžeta projekta od njegove početne faze planiranja do njegovog završetka. Proces upravljanja troškovima projekta odvija se kada su opseg projekta, rokovi i isporuke jasni.
- Počevši od WBS-a, planiranje resursa je prvi korak u upravljanju troškovima projekta. Ovdje se procjenjuju resursi potrebni za ostvarenje planiranih ciljeva projekta (podijeljeni u aktivnosti i zadatke, kao što je prethodno analizirano). Podaci istraživanja i istorijske informacije sličnih slučajeva mogu se koristiti za određivanje resursa koji su potrebni za dovršetak projekta. Takvi resursi uključuju:
Proces upravljanja troškovima projekta. Grafikon Maria Kouri
- Osoblje: ko je član projektnog tima, koje su specifične sposobnosti potrebne i kakav je njihov odnos s projektnim timom (jesu li članovi osoblja ili su spoljni saradnici?)
- Oprema: šta je potrebno od opreme, infrastrukture i materijala (npr. Mašine, softver, zalihe, ulazni materijal za isporučivu proizvodnju, itd.).
- Marketing: koji su resursi potrebni za promociju ciljeva i rezultata projekta i komunikaciju?
- Obuka: hoće li biti potrebna dodatna obuka za suočavanje sa potencijalnim organizacionim promjenama koje proizlaze iz projekta?
- Razni predmeti: To su razmatranja resursa specifična za projekt (npr. Potrebna putovanja, angažman spoljnih saradnika ili savjetodavnih službi, itd.).
- Drugi korak je procjena troškova. Ovdje se mogu koristiti razne tehnike procjene troškova za predviđanje vrijednosti svakog radnog paketa i aktivnosti (npr. istorijske informacije, istraživanje tržišta, parametarski modeli itd.). Kako se procjene zasnivaju na podacima, kao i na (informisanim) hipotezama, one bi trebale biti neprestano pročišćavane u skladu s informacijama koje se javljaju tokom projekta. Da bi se pokrile neizvjesnosti, također se trebaju procijeniti nepredviđeni troškovi.
- U kreiranju budžeta projekta, procjene troškova raspoređuju se kroz vrijeme, u zavisnosti od toga kada će svaki trošak nastati prema rasporedu projekta. Na ovaj način se kreira finansijski dokument za izvršenje projekta (budžet). Proračunske tablice mogu se koristiti za izradu budžeta, dok se pretpostavke troškova moraju zabilježiti i nadgledati kako bi se vodilo računa o odstupanjima od budžeta. Da bi se izvršio budžet, moraju se dobiti odobrenja izvršnih direktora i/ili zainteresovanih strana. Na kraju, uočite razliku između projektnog budžeta i osnovne cijene troškova. Ovo drugo je odobreni budžet projekta sa vremenskom fazom. Razrađujući, nakon što budžet bude postavljen, na primjer, 4 miliona eura, sponzor vam neće predati 4 miliona eura prvog dana projekta. Oni će periodično osiguravati sredstva tokom projekta kada su potrebna. Vremenski proračun im govori kada će vam trebati ta sredstva.
- Posljednji korak je kontrola troškova, odnosno posljedično praćenje osnovne cijene troškova, kako bi se na vrijeme utvrdile razlike, preduzele korektivne mjere i pratili rezultati.
Source: www.unsplash.com