Tema 5 Upravljanje projektnim komunikacijama
Komunikacija unutar projekta je od primarne važnosti, prvo zato što realizacija projekta zahtijeva timski rad koji se zasniva na dobroj komunikaciji, a drugo, projekt mora biti kontinuirano, posljedično, efikasno i na odgovarajući način komuniciran sa zainteresovanim stranama, u skladu s njihovim nivoom angažmana (vidi „Upravljanje zainteresovanim stranama u projektu“).
Upravljanje projektnim komunikacijama bavi se svim aktivnostima u vezi sa planiranim generisanjem, prikupljanjem, čuvanjem i širenjem poruka i informacija u vezi sa projektom određenoj publici. Njegovi procesi uključuju:
- Planiranje komunikacija
- Upravljanje komunikacijama
- Nadgledanje komunikacija
Planiranje projektnih komunikacija
Prvi korak je stvaranje plana upravljanja projektnim komunikacijama, kako bi se definisalo šta će se poslati, kome, kako, kada i od koga. Treba uzeti u obzir sljedeće faktore:
- Cilj: Koja je svrha komunikacije? Prekomjerno preplavljivanje informacijama može biti više štetno nego korisno, stoga komunikaciju treba preduzeti samo kada podržavaju stvarnu promociju i završetak projekta.
- Publika: Kome je cilj komunikacija? Koji nivo informacija treba prenijeti svakoj ciljnoj publici? Različite zainteresovane strane u projektu zahtijevaju različite nivoe i učestalost informacija. Stoga bi komunikacijski plan trebao uključivati popis zainteresovanih strana (npr. članovi tima, sponzori, kupci, druge zainteresovane strane, itd.) i adresirati njihova komunikacijska očekivanja.
- Poruka: Format, sadržaj (uključujući jezik, nivo formalnosti ili detalja) poruke za svaku skupinu zainteresovanih strana treba pažljivo razmotriti kako bi se osiguralo da se relevantne informacije prenose pravim ljudima u pravo vrijeme.
- Kanal: Kako, kada i kojom frekvencijom će poruka biti isporučena?
Komunikacijski plan trebao bi obuhvatiti sve zainteresovane strane, uvjeravati i zadržati njihovu podršku, kao i spriječiti iznenađenja.
Upravljanje projektnim komunikacijama
Ovaj korak uključuje provođenje komunikacijskog plana; naime, prikupljanje i analizu podataka, kao i generisanje, distribucija, prikupljanje, čuvanje/arhiviranje, pronalaženje i odlaganje poruka. Redovno pregledanje i ažuriranje komunikacijskog plana po potrebi je najvažnije za rješavanje okolnosti koje se mijenjaju kao i za pružanje povratnih informacija.
Nadgledanje projektnih komunikacija
Nadgledanje i kontrola projektnih komunikacija događa se tokom životnog ciklusa projekta, a njegove metode i učestalost predviđene su komunikacijskim planom. Uključuje da je plan pravilno proveden, komunikacija je raširena i protumačena kao što je planirano i odgovarajuće povratne informacije su pravilno pružene.