Θέμα 1 Βασικά μέρη και απαιτούμενα στοιχεία

Συνοδευτική επιστολή

▪O χρηματοδότης/ χορηγός σχηματίζει μια πρώτη εντύπωση για τον οργανισμό που αιτείται χρηματοδότησης.

▪Πρώτη ευκαιρία προσέλκυσης του ενδιαφέροντος του χρηματοδότη/ χορηγού

Περίληψη κυριότερων σημείων

▪Στόχος: σύντομη ενημέρωση (του αναγνώστη) σχετικά με την πρόταση που ακολουθεί

▪Ολοκληρωμένο, αλλά συνοπτικό περιεχόμενο

▪Προτεινόμενη έκταση: 1 σελίδα (το μέγιστο)

Δήλωση ανάγκης

▪Στόχος: να πειστεί ο χρηματοδότης/ χορηγός ότι η πρόταση αποσκοπεί στην κάλυψη μιας πραγματικής ανάγκης και ότι πρόκειται για μια αποδοτική επένδυση

▪Αναλυτική επεξήγηση των βημάτων και των σταδίων που ακολουθήθηκαν για τη στοχοθέτηση της πρότασης χρηματοδότησης

Μέθοδοι/ πρόγραμμα σχεδιασμού

▪Ακριβές πλάνο επίτευξης στόχων

▪Λεπτομέρειες και χρονοδιάγραμμα (ποιος θα κάνει τι και πότε)

▪Επιλογή και διαμόρφωση των συνοδευτικών εγγράφων

▪Αξιολόγηση των συνοδευτικών εγγράφων της πρότασης χρηματοδότησης

Tip: πολλοί οργανισμοί προσλαμβάνουν έναν εξωτερικό συνεργάτη για τη διαδικασία της αξιολόγησης, για πιο αντικειμενικά αποτελέσματα.

Το πιο σημαντικό μέρος σε μια αίτηση χρηματοδότησης είναι ο καθορισμός των στόχων:

– από αυτό εξαρτάται η επιτυχία ή αποτυχία της αίτησης.

– ο χρηματοδότης/ χορηγός θα κρίνει αν οι στόχοι του προγράμματος είναι υλοποιήσιμοι.

  • Τι σημαίνει S.M.A.R.T. στοχοθέτηση;

– Μέθοδος, η οποία επιτρέπει τη διατύπωση των στόχων με ξεκάθαρο τρόπο.

– Στοχεύει σε πιο γρήγορα και άμεσα αποτελέσματα.

– Το ακρωνύμιο “SMART” περιγράφει τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά ενός στόχου και προέρχεται από τις λέξεις:

  • Specific (ακριβής/ συγκεκριμένος)
  • Measurable (μετρήσιμος)
  • Achievable/ Attainable (εφικτός/ αποδεκτός)
  • Relevant (σχετικός)
  • Time-bound (χρονικά προσδιορισμένος)

Στόχοι

▪Τι ελπίζετε να πετύχετε/ συγκεκριμένα αποτελέσματα

Tip: Στόχοι S.M.A.R.T. «Έξυπνοι Στόχοι»
Τι είναι; Πώς εφαρμόζονται σε μια πρόταση χρηματοδότησης;

S.M.A.R.T. Στόχοι, «Έξυπνοι Στόχοι»

Σκοπός (goal):

είναι μια γενική δήλωση προθέσεων, η οποία μπορεί να μην αναφέρεται στα αναμενόμενα αποτελέσματα με σαφή, αναλυτικό τρόπο.

Για παράδειγμα,

«το πρόγραμμα θα συμβάλει στη μείωση της ανεργίας»

Στόχος (objective):

αποτελεί μια ειδικότερη δήλωση, η οποία αναφέρεται στα επιδιωκόμενα αποτελέσματα με σαφή και αναλυτικό τρόπο και συνάδει με τον γενικότερο σκοπό.

Για παράδειγμα:

ο προσδιορισμός των επιμέρους ενεργειών που θα συμβάλλουν στη μείωση της ανεργίας.

 Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά ενός στόχου

  1. Ακριβής/ Συγκεκριμένος (Specific)
  • Αποφεύγονται δηλώσεις γενικού τύπου, λ.χ. «το πρόγραμμα θα συμβάλει στην ανάπτυξη της τοπικής κοινωνίας».
  • Ο στόχος πρέπει να συνδέεται με ένα συγκεκριμένο αριθμό, ποσό, ποσοστό για να είναι πιο ξεκάθαρος.
  • Έτσι, ο χρηματοδότης/ χορηγός αποκτά ξεκάθαρη εικόνα για τις προσδοκίες του οργανισμού, τις προθεσμίες υλοποίησης του προγράμματος και για τα ακριβή αποτελέσματα, ενημερώνεται για το πού, πώς και γιατί.
  1. Μετρήσιμος (Measurable)
  • Κάθε στόχος πρέπει να υλοποιηθεί μέσα σε ένα χρονικό διάστημα (σημείο αναφοράς), το οποίο ενέχει ενδείξεις για την ποιότητα της προσπάθειας που πρέπει να γίνει.
  • Είναι πρακτικό να υπάρχει η δυνατότητα καταγραφής και ποσοτικοποίησης της προόδου του στόχου, λ.χ. «Πόση πρέπει να είναι η επισκεψιμότητα που θα επιτύχουμε από το email marketing στο τέλος του επόμενου μήνα;»
  • Αναφορά σε στατιστικά δεδομένα, λ.χ. «Από την ολοκλήρωση του προγράμματος θα είναι Χ (ο αριθμός των ανθρώπων) αυτοί που θα βρουν εργασία».
  1. Εφικτός/ Αποδεκτός (Acceptable)
  • Ο στόχος πρέπει να είναι εδραιωμένος στην πραγματικότητα και να μην είναι υπερβολικά φιλόδοξος.
  • Ο οργανισμός λαμβάνει υπόψιν τους πόρους και τις δυνατότητες που έχει η κοινότητα στη διάθεσή της.
  • Χρήσιμες ερωτήσεις: «Το πρόγραμμα προς χρηματοδότηση θα γίνει αποδεκτό από την τοπική κοινότητα;», «Θα βρει υποστηρικτές;»
  1. Σχετικός (Relevant)
  • Οι στόχοι πρέπει πάντα να είναι σχετικοί και να μην έρχονται σε αντίθεση με άλλους στόχους και προτεραιότητες του οργανισμού, να συμβαδίζουν με το στρατηγικό πλάνο και την αποστολή του.
  • O στόχος του προγράμματος πρέπει να καλύπτει ερωτήσεις τύπου: «Γιατί το πρόγραμμα αυτό πρέπει να υλοποιηθεί;» « αντίκτυπο θα έχει το πρόγραμμα στην τοπική κοινότητα;»
  1. Χρονικά Προσδιορισμένος (Time bound)
  • Πρέπει να δηλώνεται καθαρά η χρονική περίοδος κατά την οποία θα ολοκληρωθεί ο στόχος.
  • Ξεκάθαρος χρόνος έναρξης και μια σαφή ημερομηνία λήξης (deadline).
  • Υπολογισμός όλων των δραστηριοτήτων του οργανισμού για την επίτευξη του σκοπού (διαφήμιση, εκδηλώσεις κλπ.) και συνυπολογισμός των αποτελεσμάτων προηγούμενων προγραμμάτων με παρόμοια θεματική.
  • Καταγραφή ενεργειών που θα μπορούσαν να σταθούν εμπόδια στην επίτευξη του στόχου.

Tip: οι στόχοι πρέπει να είναι διαπραγματεύσιμοι και ευέλικτοι, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι πρέπει να είναι γενικοί και αφηρημένοι. Κατά τη διεξαγωγή του προγράμματος τα δεδομένα ενδεχομένως να αλλάξουν και να χρειαστεί επαναπροσδιορισμός των στόχων.

Βιωσιμότητα/ Άλλη χρηματοδότηση

  • Συνεισφορές σε είδος (λ.χ. εγκαταστάσεις, εξοπλισμός κ.ά.)
  • Απαντήσεις σε βασικές διευκρινιστικές ερωτήσεις «Ποια είναι η χρονική περίοδος ισχύος της εφαρμογής της συνεργασίας; Είναι περιορισμένη ή έχει μακροπρόθεσμους στόχους;» «Πώς σκοπεύετε να συνεχίσετε να χρηματοδοτείτε το εγχείρημα; Είναι μακροπρόθεσμα βιώσιμο;»

Πληροφορίες για τον οργανισμό

Να δοθεί συνοπτικό ιστορικό του οργανισμού (η αποστολή, οι υπηρεσίες κλπ.).

Tip: μην θεωρείτε δεδομένο ότι το άτομο που διαβάζει την πρόταση γνωρίζει το ιστορικό σας.

Σύντομος προϋπολογισμός

  • Αναμενόμενα έξοδα (έξοδα προσωπικού, άμεσα έξοδα, διοικητικά ή γενικά έξοδα)
  • Αναμενόμενα έσοδα (εισόδημα και οποιαδήποτε επιπλέον εισφορά λ.χ. δωρεές).

Πρόσθετα υλικά

Οι χρηματοδότες/ χορηγοί είναι πιθανό να θέλουν να δουν τα εξής:

  • επιστολή IRS που αποδεικνύει ότι ο οργανισμός δεν έχει σοβαρές οικονομικές υποχρεώσεις
  • λίστα του διοικητικού συμβουλίου και των συνεργατών τους
  • προϋπολογισμό για την τρέχουσα οικονομική κατάσταση του οργανισμού
  • προϋπολογισμό για το επόμενο οικονομικό έτος

Τελική σύμπτυξη

  • Συνδετικό υλικό
  • Έλεγχος/ εντοπισμός και αποφυγή λαθών
  • Συχνά απαιτείται η υπογραφή και η επικύρωση των εγγράφων από τον διευθύνοντα σύμβουλο ή και τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου.
cubesproject