Θέμα 1 Διαχείριση Έργου: ορισμός
Με ρίζες στις αρχές του 20ου αιώνα, αλλά αναπτυσσόμενη από τη δεκαετία του 1950 αρχικά στον τομέα της μηχανικής, η Διαχείριση Έργου είναι ένας τομέας, που σχετίζεται αλλά και διαφέρει από την Επιστημονική Διοίκηση (Management).
Η Διαχείριση Έργου περιλαμβάνει τη διαδικασία διαχείρισης μιας ομάδας για την εκτέλεση ενός έργου εντός δεδομένων περιορισμών σε εύρος/φυσικό αντικείμενο, χρόνο, ποιότητα και προϋπολογισμό. Αυτό σημαίνει ότι μια ομάδα έργου κατανέμει και εργάζεται με συγκεκριμένες εισροές (προϋπολογισμός, ανθρώπινο δυναμικό, υλικά, υποδομή, λογισμικό κ.λπ.) επί καθορισμένων στόχων, ώστε να παράγει αποτελέσματα (απτά ή άυλα παραδοτέα), που πληρούν προκαθορισμένες ποσοτικές και ποιοτικές απαιτήσεις μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο (προθεσμίες).
Επομένως, ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια που αποσκοπεί να παραδώσει ένα προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα παρά την ύπαρξη συγκεκριμένων περιορισμών. Αυτή είναι η διακριτή διαφορά μεταξύ διαχείρισης έργου και μάνατζμεντ: η προσωρινή φύση των έργων έρχεται σε αντίθεση με τις ημι-μόνιμες, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες της ρουτίνας ενός οργανισμού, απαιτώντας την ανάπτυξη διακριτών διαχειριστικών δεξιοτήτων.
Πηγή: www.unsplash.com
Αυτό δεν σημαίνει ότι η διαχείριση έργων δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί εντός ενός οργανισμού. Για παράδειγμα, στον πολιτιστικό τομέα, συχνά βρίσκουμε «προσωρινά» έργα, τα οποία τηρούν συγκεκριμένους περιορισμούς πέρα από τη συνήθη ρουτίνα του πολιτιστικού οργανισμού: πχ. την παραγωγή ενός νέου έργου σε συνεργασία με έναν άλλο οργανισμό, τη διαχείριση των σχολικών πολιτιστικών- εκπαιδευτικών προγραμμάτων χρηματοδοτούμενων από εξωτερικό ενδιαφερόμενο, κ.λπ. Στην πραγματικότητα:
- «Προσωρινό» δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η διάρκεια του έργου είναι μικρή. Αναφέρεται στη μακροβιότητά του.
- Επίσης, το «προσωρινό» δεν ισχύει συνήθως για τα παραδοτέα του έργου, καθώς τα περισσότερα έργα στοχεύουν στη δημιουργία μόνιμων αποτελεσμάτων.
- Τα αποτελέσματα του έργου μπορεί να είναι απτά ή άυλα, καθώς τα έργα ενδέχεται να έχουν κοινωνικές, οικονομικές και περιβαλλοντικές επιδράσεις, που υπερβαίνουν σε διάρκεια τα έργα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τον πολιτιστικό τομέα.
- Ένα έργο μπορεί να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα άτομα ή μία ή περισσότερες οργανωτικές μονάδες από διαφορετικούς οργανισμούς.
Πηγή: www.unsplash.com
Κατά συνέπεια, ένα έργο τελειώνει όταν:
- οι στόχοι του έχουν επιτευχθεί
- οι στόχοι του δεν θα επιτευχθούν ή δεν δύναται να επιτευχθούν
- η ανάγκη για το έργο δεν υπάρχει πλέον
- ο πελάτης (αγοραστής, χορηγός ή υποστηρικτής) τερματίζει το έργο
Η διαχείριση έργου εφαρμόζεται και ενσωματώνει μια σειρά διαδικασιών, οι οποίες κατηγοριοποιούνται σε πέντε ομάδες διαδικασίας:
1.Έναρξη
2.Σχεδιασμός
3.Εκτέλεση
4.Παρακολούθηση και έλεγχος
5.Τερματισμός
Πηγή: www.unsplash.com