Θέμα 1 Διαχείριση ενδιαφερομένων έργου

Ένας ενδιαφερόμενος είναι ένα άτομο, μια ομάδα ή ένας οργανισμός που μπορεί να επηρεάσει, να επηρεαστεί ή να αντιληφθεί ότι επηρεάζεται από μια απόφαση, δραστηριότητα ή αποτέλεσμα ενός έργου.

Η διαδικασία διαχείρισης των ενδιαφερομένων περιλαμβάνει:

  • Σχέδιο ενδιαφερομένων του έργου
  • Διαχείριση της εμπλοκής των ενδιαφερομένων του έργου
  • Έλεγχος της εμπλοκής των ενδιαφερομένων του έργου

Σχεδιασμός διαχείρισης ενδιαφερομένων έργου

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιοριστούν εκείνοι οι ενδιαφερόμενοι, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν ή να επηρεαστούν από μια απόφαση, δραστηριότητα ή αποτέλεσμα ενός έργου. Για τον σκοπό αυτό, μπορείτε να ζητήσετε τη γνώμη ομάδων ή ατόμων με εξειδικευμένη εκπαίδευση, όπως:

  • Ανώτεροι διευθυντές ή διαχειριστές έργων με σχετική εμπειρία
  • Άλλα τμήματα της οργάνωσης
  • Βασικοί ενδιαφερόμενοι
  • Ειδήμονες και σύμβουλοι
  • Βιομηχανικές ομάδες, επαγγελματικές ενώσεις, ρυθμιστικοί φορείς, μη κυβερνητικές οργανώσεις (ΜΚΟ)

Θα μπορούσε επίσης να δημιουργηθεί ένα μητρώο ενδιαφερομένων, ώστε να συμπεριλάβει όλες τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με τους αναγνωρισμένους ενδιαφερομένους, όπως:

  • Πληροφορίες προφίλ (όνομα, θέση, ρόλος έργου κ.λπ.)
  • Πληροφορίες αξιολόγησης (απαιτήσεις και προσδοκίες, αντίκτυπος έργου και ενδιαφέρον, κ.λπ.)
  • Ταξινόμηση ενδιαφερομένων (εσωτερικό / εξωτερικό, επίπεδο δέσμευσης κλπ.)

Ανάλυση ενδιαφερομένων

Όπως παρουσιάστηκε στο Φυσικό Αντικείμενο του έργου, ένα από τα αρχικά βήματα είναι η συλλογή και διαχείριση των απαιτήσεων και των προσδοκιών των ενδιαφερομένων, καθώς τα συμφέροντα και η συμμετοχή τους ενδέχεται να επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά την απόδοση ή την ολοκλήρωση του έργου.

Μέσω της Ανάλυσης Ενδιαφερομένων, συλλέγονται και αναλύονται ποσοτικές και ποιοτικές πληροφορίες για τους ενδιαφερόμενους για να προσδιοριστεί η ιεράρχηση των συμφερόντων των τους κατά τη διάρκεια του έργου. Αυτή η ανάλυση βοηθά στον εντοπισμό των συμφερόντων, των προσδοκιών, των απαιτήσεων, της εμπλοκής, της αλληλεξάρτησης και της επιρροής των ενδιαφερομένων για το έργο. Στη συνέχεια, εξετάζει τον πιθανό αντίκτυπο των ενδιαφερομένων στην επίτευξη του έργου, καθώς το τελευταίο επηρεάζεται από την επιρροή που μπορεί να ασκήσουν οι ενδιαφερόμενοι σε αυτό. Πράγματι, τα παραδοτέα ενός έργου εξαρτώνται από την εξουσία που μπορεί να αναλάβουν οι ενδιαφερόμενοι, προκειμένου να εμπλακούν σε διαφορετικές φάσεις του έργου και, συνεπώς, να προκαλέσουν αλλαγές στα παραδοτέα του έργου σύμφωνα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις τους.

Το επίπεδο εμπλοκής των ενδιαφερομένων

Αναμένεται ότι κάθε ενδιαφερόμενος δεν θα τηρεί την ίδια στάση απέναντι στο έργο και στα παραδοτέα του. Η ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών αποκαλύπτει το επίπεδο εμπλοκής των ενδιαφερομένων, επιτρέποντας την κατηγοριοποίησή τους ως:

  • Απληροφόρητοι: οι ενδιαφερόμενοι δεν γνωρίζουν το έργο και τις πιθανές επιπτώσεις του.
  • Ανθεκτικοί: οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν το έργο και τις πιθανές επιπτώσεις του, αλλά αντιστέκονται στις αλλαγές.
  • Ουδέτεροι: οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν το έργο, ωστόσο δεν το υποστηρίζουν, ούτε όμως αντιστέκονται σε αυτό.
  • Υποστηρικτικοί: οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν το έργο και τις πιθανές επιπτώσεις του και υποστηρίζουν την αλλαγή.
  • Ηγετικοί: οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν το έργο και τις πιθανές επιπτώσεις του και συμμετέχουν ενεργά στη διασφάλιση της επιτυχίας του έργου.
Ενδιαφερόμενοι Απληροφόρητος Ανθεκτικός Ουδέτερος Υποστηρικτικός Ηγετικός
Ενδιαφερόμενος 1
X
Ενδιαφερόμενος 2
X
Ενδιαφερόμενος 3
X

Θέση του ενδιαφερομένου και ενέργειες προς ανάληψη

Ακολούθως, λαμβάνονται αποφάσεις αναφορικά με την ένταση και τη συχνότητα των επικοινωνιών προς τους ενδιαφερόμενους και τη συμμετοχή τους σε σχέση με το έργο και τα παραδοτέα του. Ένα χρήσιμο εργαλείο για αυτόν τον σκοπό είναι το Πλέγμα Εξουσίας-Ενδιαφέροντος:

  • Μέγιστη Ένταση, άκρως ενδιαφερόμενα άτομα (Στενή Διαχείριση): πρέπει να εμπλέξετε πλήρως αυτούς τους ανθρώπους και να καταβάλετε τις μεγαλύτερες προσπάθειες για να τους ικανοποιήσετε.
  • Μέγιστη Ένταση, λιγότερο ενδιαφερόμενα άτομα (Κρατήστε Ικανοποιημένους): επενδύστε στο να διατηρήσετε ικανοποιημένους αυτούς τους ανθρώπους, αλλά όχι στο βαθμό που να βαρεθούν τα μηνύματά σας.
  • Χαμηλή Ένταση, άκρως ενδιαφερόμενα άτομα (Κρατήστε Ενημερωμένους): ενημερώστε επαρκώς αυτούς τους ανθρώπους και μιλήστε τους για να διασφαλίσετε ότι δεν θα ανακύψουν σημαντικά ζητήματα. Τα άτομα αυτής της κατηγορίας μπορούν συχνά να είναι πολύ χρήσιμα στις λεπτομέρειες του έργου σας.
  • Χαμηλή Ένταση, λιγότερο ενδιαφερόμενα άτομα (Έλεγχος): παρακολουθήστε αυτούς τους ανθρώπους, αλλά μην τους κουράζετε με υπερβολική επικοινωνία.

Διαχειριστείτε τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων

Η διαχείριση της συμμετοχής των ενδιαφερομένων είναι η διαδικασία επικοινωνίας και συνεργασίας με τους ενδιαφερόμενους για την κάλυψη των αναγκών, των απαιτήσεων και των προσδοκιών τους εντός των ορίων του φυσικού αντικειμένου του έργου. Ο κύριος στόχος αυτού είναι να καλλιεργηθεί η συνεχής υποστήριξη των ενδιαφερομένων για το έργο. Επομένως, πρέπει να χρησιμοποιούνται προσαρμοσμένες και προτιμώμενες μέθοδοι επικοινωνίας, σύμφωνα με το σχέδιο επικοινωνίας και το Πλέγμα Εξουσίας-Ενδιαφέροντος. Επιπλέον, οι συγκρούσεις και η δυσαρέσκεια που ενδέχεται να προκύψουν πρέπει να επιλυθούν για να οικοδομηθεί μια σχέση εμπιστοσύνης και αμοιβαίου σεβασμού μεταξύ των ενδιαφερομένων και του οργανισμού.

Ελέγξτε τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων

Εκτός από τις σχέσεις μεταξύ της ομάδας του έργου και των διαφόρων ενδιαφερομένων, το επίπεδο συμμετοχής των ενδιαφερομένων με το έργο πρέπει να παρακολουθείται στενά και να αξιολογείται χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία συλλογής δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο η ομάδα του έργου μπορεί να παρακολουθεί εγκαίρως θετικά ή αρνητικά αποτελέσματα και να προσαρμόζει τις στρατηγικές και τα σχέδιά της, για να εμπλέξει περαιτέρω τους ενδιαφερόμενους στο έργο και να τους κρατήσει ικανοποιημένους και αφοσιωμένους.

Η διαδικασία της διαχείρισης της εμπλοκής των ενδιαφερομένων με βάση τον κύκλο ζωής του έργου. Γράφημα: Maria Kouri

cubesproject