Θέμα 1 Τι είναι η φάση προγραμματισμού;
Η φάση προγραμματισμού είναι ένα σημαντικό κομμάτι του κύκλου ζωής του έργου, αφού δημιουργεί τον χάρτη πορείας που θα ακολουθήσει η ομάδα διαχείρισης του έργου. Η φάση προγραμματισμού περιγράφει τις λεπτομέρειες και καθορίζει τους στόχους του έργου, ώστε να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις που έχει θέσει ο οργανισμός.
Κατά τη διάρκεια της φάσης προγραμματισμού, οι διαχειριστές του έργου θα πρέπει να:
- Δημιουργήσουν ένα σχέδιο έργου
- Αναπτύξουν ένα σχέδιο πόρων
- Καθορίσουν στόχους και μέτρα απόδοσης
- Προβλέψουν κινδύνους, κόστος και προθεσμίες
Η φάση προγραμματισμού περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες:
Καθορίστε έναν κοινό στόχο για όλους. Περιγράψτε τι πρέπει να γίνει και μέχρι πότε.
Ποιος θα κάνει τι; Δημιουργήστε μια λίστα που να το αναλύει αυτό και συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας για εύκολη επικοινωνία
Αναπτύξτε ένα αρχικό σχέδιο, αλλά οριστικοποιήστε τις λεπτομέρειες με την ομάδα στην εναρκτήρια συνάντηση.
Πώς θα αξιολογηθεί το έργο; Τι θα το κάνει επιτυχημένο; Ορίστε τις προσδοκίες σας έγκαιρα.
Προετοιμάστε την ομάδα για ενδεχόμενα εμπόδια και καθορίστε μια διαδικασία ούτως ώστε να μπορείτε να αντιμετωπίσετε γρήγορα αυτά τα πιθανά προβλήματα.
Πώς θα ενημερώνετε ο ένας τον άλλο; Καθορίστε πρόγραμμα (καθημερινές, εβδομαδιαίες, μηνιαίες συναντήσεις) και προσδιορίστε τα μέσα επικοινωνίας και την τεχνολογία που θα χρησιμοποιήσετε για τον σκοπό αυτό.
Προσδιορίστε τις καλές πρακτικές που θα ακολουθήσει η ομάδα σας.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι διαθέτουν τα κατάλληλα εργαλεία και ότι γνωρίζουν πώς να τα χρησιμοποιούν.
Όλη η ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να είναι παρόντα, ακόμα και αν αυτό θα γίνει μέσω τηλεδιάσκεψης ή τηλεφωνικής κλήσης.
Πηγή: www.gettyimages.com
Ένα σημαντικό εργαλείο για υλοποίηση της φάσης προγραμματισμού είναι η Προσέγγιση του Λογικού Πλαισίου (Logical Framework Approach, LFA), μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για τον σχεδιασμό και προγραμματισμό ενός έργου. Η Προσέγγιση του Λογικού Πλαισίου αναπτύσσεται σε έναν πίνακα με σειρές και στήλες, οι οποίες καλύπτουν τις βασικές πτυχές του έργου και παρουσιάζουν τη λογική σχέση μεταξύ των συστατικών στοιχείων του πίνακα.
Η Προσέγγιση του Λογικού Πλαισίου καλύπτει τους ακόλουθους τύπους στοιχείων:
- Στόχοι του έργου (απώτερος σκοπός/στόχοι και απτά παραδοτέα)
- Δραστηριότητες που απαιτούνται για επίτευξη αυτών των στόχων
- Πόροι που απαιτούνται για υλοποίηση των δραστηριοτήτων
- Πρόβλεψη των εξωτερικών και εσωτερικών παραγόντων (κίνδυνοι, προκλήσεις και ευκαιρίες) που μπορούν να επηρεάσουν το έργο
- Κριτήρια που θα χρησιμοποιηθούν για αξιολόγηση του κατά πόσο έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου
Δείτε τα βασικά σημεία για αποτελεσματική αξιοποίηση της Προσέγγισης του Λογικού Πλαισίου!
Πηγή: www.iphotostock.com