Θέμα 2 Διαχείριση ομάδας έργου

Η χρονική διαχείριση του έργου ασχολείται με τον σχεδιασμό, τη διαχείριση, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση του χρόνου που απαιτείται και που δαπανάται για τις δραστηριότητες του έργου, σε στενή σχέση με την πρόοδο που έχει προγραμματιστεί και στην πραγματικότητα επιτευχθεί.

Η διαχείριση του χρόνου του έργου βασίζεται στο WBS: όπως παρουσιάστηκε, τα πακέτα εργασίας του WBS καταμερίζονται σε δραστηριότητες, οι οποίες απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου.

  1. Κατά συνέπεια, ορίζονται οι απαιτούμενες δραστηριότητες. Αυτό είναι το πρώτο βήμα στη χρονική διαχείριση του έργου.
  2. Στη συνέχεια, οι δραστηριότητες ταξινομούνται σε αλληλουχία. Καθορίζεται η σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων του έργου και σχεδιάζεται μια αποτελεσματική αλληλουχία εργασιών.
  3. Αποτιμάται ο τύπος, η ποιότητα και η ποσότητα των απαιτούμενων πόρων για κάθε δραστηριότητα. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, οικονομικούς, υλικούς, άυλους και ανθρώπινους πόρους καθώς και υποδομές. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο και για τον σχεδιασμό του προϋπολογισμού του έργου (βλ. «Διαχείριση κόστους έργου»).

Η διαδικασία της Χρονικής Διαχείρισης του Έργου. Γράφημα: Μαρία Κουρή

  1. Στη συνέχεια, εκτιμάται η απαιτούμενη διάρκεια για την ολοκλήρωση κάθε δραστηριότητας, καθώς και ο σχεδιασμός πιθανών περιοριστικών παραγόντων ή απαραίτητη έρευνα, δοκιμές, συναντήσεις, κ.λπ.
  2. Κατά συνέπεια, αναπτύσσεται ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων. Ιεραρχούνται και καθορίζονται χρονικά πλαίσια, εντός των οποίων πρέπει να εκτελούνται και να ολοκληρώνονται συγκεκριμένες δραστηριότητες ή εργασίες. Δεδομένης της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων, πρέπει να τηρούνται οι προθεσμίες: καθυστερήσεις σε δραστηριότητες μπορεί να διακινδυνεύσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου, οδηγώντας σε αύξηση του κόστους και δυσαρέσκεια των ενδιαφερομένων.
  3. Έτσι, το πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένα ορόσημα αξιολόγησης. Πρόκειται για σημαντικά σημεία ή γεγονότα εντός του έργου, που χρησιμεύουν ως δείκτες ελέγχου και αξιολόγησης για την υλοποίησή του. Είναι αναπόσπαστα μέρη και του προγράμματος ελέγχου, που παρακολουθούν την υλοποίηση του έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και τις προδιαγραφές του. Ένα πρόγραμμα ελέγχου χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση, αλλά και καθοδηγεί τη δράση με βάση τα αποτελέσματα: μια απόκλιση από το σχέδιο πρέπει να προβλεφθεί και, ιδανικά, να αποφευχθεί. Ο εντοπισμός κάποιας απόκλισης πρέπει να οδηγήσει σε διορθωτικές ενέργειες και σε ενημερώσεις του προγράμματος.

Η παραπάνω διαδικασία επισημαίνει τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη Χρονική Διαχείριση Έργου: προγραμματισμός, καθορισμός στόχων και προτεραιοτήτων για καλύτερη απόδοση. Απαιτείται παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος μέσω υπενθυμίσεων και ειδοποιήσεων. Ένα χρήσιμο εργαλείο για τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση της απόδοσης αναπτύχθηκε από τον Henry Gantt (1910-1915) και εξακολουθεί να χρησιμοποιείται σε διάφορες εκδοχές μέχρι σήμερα.

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ GANTT

Το διάγραμμα Gantt είναι ένα εργαλείο που βοηθά τη διατήρηση του έργου στον προγραμματισμένο δρόμο. Χρησιμεύει για τον προγραμματισμό των ημερομηνιών έναρξης και λήξης (=τη διάρκεια) δραστηριοτήτων και εργασιών. Επιπλέον, η ομαδοποίηση παρόμοιων δραστηριοτήτων, οπτικοποιεί την χρονική αλληλουχία των δραστηριοτήτων. Είναι συχνή παρανόηση ότι ένα γράφημα Gantt είναι απλώς ένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου, που αναπτύχθηκε για να παρακολουθεί την πρόοδο της παραγωγής. Όμως, συμβάλλει μεν στην παρακολούθηση του προγράμματος δραστηριοτήτων, αλλά και στην έγκαιρη ολοκλήρωση των παραδοτέων έργων. Σε ορισμένες εκδόσεις γραφήματος, το(τα) όνομα(τα) των μελών της ομάδας, που είναι υπεύθυνα για κάθε δραστηριότητα, αναφέρονται επίσης στο γράφημα.

Ακολούθως, το διάγραμμα Gantt:

  • Παρουσιάζει σε όλους τους ενδιαφερόμενους του έργου την προγραμματισμένη εργασία και τη θέση της στην πάροδο του χρόνου
  • Εμφανίζει τα αρχικά δεδομένα του προγραμματισμού και προετοιμάζει προβολές για πιθανή μελλοντική ανακατάταξη και πρόοδο της εργασίας
  • Επιτρέπει την εμφάνιση ομαδικών εργασιών και συνοπτικές προβολές του προγράμματος
  • Εξασφαλίζει συνέπεια με την περιγραφή της εργασίας στο γράφημα οργάνωσης εργασίας
  • Επικυρώνει ορισμένες απαραίτητες εργασίες πριν την ανάληψη των επόμενων

Πηγή: www.unsplash.com

Παρατηρήστε το ακόλουθο παράδειγμα ενός γραφήματος Gantt: οι δραστηριότητες, η διάρκεια και η ημερομηνία έναρξης παρατίθενται στον κατακόρυφο άξονα (π.χ. Εργασία Α, Εργασία Β, κ.λπ.), ενώ το ημερολόγιο τοποθετείται στον οριζόντιο άξονα (καθημερινές). Η διάρκεια των δραστηριοτήτων απεικονίζεται με κόκκινες οριζόντιες γραμμές, οι οποίες ξεκινούν από την ημερομηνία έναρξης και τελειώνουν την ημερομηνία λήξης, που έχουν προγραμματιστεί για κάθε δραστηριότητα. Σημειώστε την αλληλουχία των δραστηριοτήτων με τον τρόπο που οι οριζόντιες γραμμές ακολουθούν η μία την άλλη χωρίς να αφήνουν κενά χρόνου. Η κατανομή του χρόνου στην οριζόντια γραμμή μπορεί να ακολουθήσει τις απαιτήσεις κάθε έργου: ενδέχεται να εφαρμόσει μια καθημερινή κατηγοριοποίηση (όπως το παράδειγμα εδώ), εβδομαδιαία, δύο εβδομάδων ή ακόμη και μηνιαία κατανομή χρόνου.

cubesproject