Θέμα 2 Καταστατικό έργου

Ένα έργο καθοδηγείται από διάφορα έγγραφα. Το καταστατικό του έργου είναι ένα αρχικό έγγραφο που επισήμως εξουσιοδοτεί την ύπαρξη του έργου και επιτρέπει στον διαχειριστή του να διαθέτει οργανωτικούς πόρους στις δραστηριότητες του έργου.

Προσφέρει μια περιγραφή, συνήθως σύντομη (1-2 σελίδες), του έργου και συνοψίζει τα κύρια σημεία του φυσικού αντικειμένου, του περιεχομένου και της υλοποίησης του έργου (π.χ. προϋπολογισμός, ορόσημα, χαρακτηριστικά παραδοτέων κ.λπ.), τον διαχειριστή και τους καίριους ενδιαφερόμενους του έργου. Πράγματι, ένα καλά σχεδιασμένο καταστατικό έργου:

  • Προσφέρει σαφή περιγραφή των στόχων του έργου
  • Περιγράφει το φυσικό αντικείμενο, τις παραδοχές και τους περιορισμούς του έργου
  • Ορίζει το χρονοδιάγραμμα και τον συνολικό προϋπολογισμό του έργου
  • Αναθέτει χονδρικά ρόλους και ευθύνες
  • Ορίζει βασικά ορόσημα για αξιολόγηση και έλεγχο

Πηγή: www.gettyimages.com

Το καταστατικό του έργου μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

  • Τον σκοπό ή τον στόχο του έργου
  • Τους μετρήσιμους στόχους του έργου και τα κριτήρια επιτυχίας
  • Τις απαιτήσεις υψηλής προτεραιότητας
  • Τους κινδύνους υψηλής προτεραιότητας
  • Ένα συνοπτικό πρόγραμμα ορόσημων
  • Συνοπτικό προϋπολογισμό
  • Κατάλογο ενδιαφερόμενων έργου
  • Τις απαιτήσεις έγκρισης (δηλαδή, τι συνιστά επιτυχία, ποιος αποφασίζει σχετικά, ποιος υπογράφει το έργο)
  • Τον καθορισμένο διαχειριστή έργου, την ευθύνη και το επίπεδο εξουσίας του
  • Το όνομα και την εξουσία του χορηγού ή άλλων προσώπων, που εξουσιοδοτούν το καταστατικό του έργου

Καταστατικό έργου

Σκοπός έργου: περιγράψτε τις υψηλής προτεραιότητας προτάσεις που παρέχουν το συνολικό πλαίσιο για το τι προσπαθεί να επιτύχει το έργο και πώς πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους επιχειρηματικούς στόχους.
Σύνοψη ορόσημων: περιγράψτε παραδοτέα ή σημαντικά γεγονότα που μπορεί να προσδιοριστούν ως ολοκληρωμένα ή μη ολοκληρωμένα σε μια καθορισμένη ημερομηνία.
Στόχοι έργου: περιγράψτε τις χαμηλότερης προτεραιότητας προτάσεις που σχετίζονται με συγκεκριμένα, μετρήσιμα, εφικτά, ρεαλιστικά και χρονικά δεσμευμένα προϊόντα και παραδοτέα του έργου.
Συνοπτικός προϋπολογισμός: εισάγετε τα στοιχεία του προκαταρκτικού προϋπολογισμού, που απαιτούνται για την υποστήριξη του έργου.
Απαιτήσεις έργου: περιγράψτε τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχουν τα προτεινόμενα προϊόντα του έργου.
Ενδιαφερόμενοι: περιγράψτε ένα άτομο, μια ομάδα ή έναν οργανισμό που μπορεί να επηρεαστεί από τη δραστηριότητα ή το αποτέλεσμα του έργου.
Κίνδυνοι έργου: περιγράψτε τους πιο σημαντικούς κινδύνους για το έργο.
Απαιτήσεις έγκρισης: τι συνιστά επιτυχία του έργου;
Διαχειριστής έργου: περιγράψτε τις ευθύνες και το επίπεδο εξουσίας του διαχειριστή έργου.
Χορηγός: ποιος χρηματοδοτεί το έργο;

Επεξηγώντας, ο Σκοπός και οι Στόχοι περιγράφουν τις επιδιώξεις του προγράμματος.

  • Σκοπός είναι προτάσεις υψηλής προτεραιότητας που παρέχουν το συνολικό πλαίσιο για το τι προσπαθεί να επιτύχει το έργο και πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους επιχειρηματικούς στόχους του οργανισμού.
  • Στόχοι είναι προτάσεις χαμηλότερης προτεραιότητας που περιγράφουν συγκεκριμένα, απτά προϊόντα και παραδοτέα του έργου. Οι στόχοι πρέπει να είναι λεπτομερώς καθορισμένοι: Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Εφικτοί / Επιτεύξιμοι, Ρεαλιστικοί και Χρονικά δεσμευμένοι, ώστε να παρέχουν μια σταθερή βάση για την αξιολόγηση του βαθμού επιτυχίας του έργου.

Η επιτυχία μετριέται με βάση τα παραγόμενα προϊόντα, τα αποτελέσματα και τα οφέλη:

  • Το προϊόν ενός έργου είναι το παραδοτέο του έργου.
  • Ένα αποτέλεσμα είναι το αποτέλεσμα της αλλαγής, που προκύπτει από τη χρήση του παραδοτέου του έργου.
  • Ένα όφελος είναι μια μετρήσιμη βελτίωση, που προκαλείται από ένα αποτέλεσμα.

Στοχοθεσία S.M.A.R.T. Γράφημα: Μαρία Κουρή

Σε περίπτωση που ένα έργο υλοποιείται στο εσωτερικό ενός οργανισμού, είναι αναγκαίο το καταστατικό του έργου να μην ανταγωνίζεται, αλλά να υποστηρίζει τη συνολική αποστολή και τη μακροπρόθεσμη στρατηγική του οργανισμού.

Πράγματι, μια επιχειρηματική στρατηγική μπορεί να θεωρηθεί ως «ομπρέλα», ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο δράσης που επιδιώκει να επιτύχει ένα σύνολο σκοπών και στόχων, που τελικά θα υποστηρίξουν τον οργανισμό να εκπληρώσει την αποστολή του. Το καταστατικό του έργου είναι ένα επιχειρηματικό έγγραφο για την αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου, προκειμένου να υποστηριχθεί η επίτευξη των στρατηγικών στόχων.

cubesproject