Θέμα 3 Διαχείριση χρόνου έργου
Η ομάδα του έργου περιλαμβάνει τους ανθρώπους, που έχουν οριστεί να εργαστούν στο έργο. Τα μέλη της ομάδας μπορεί να εργάζονται για τον οργανισμό που ηγείται του έργου, να είναι εξωτερικοί εργολάβοι ή – στην περίπτωση συνεργατικών έργων – να είναι μέλη του προσωπικού των συνεργαζόμενων μερών. Η σύνθεση της ομάδας του έργου μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις δεξιότητες, που απαιτεί το έργο. Ωστόσο, δεδομένου ότι τα έργα απαιτούν διαφορετικές δεξιότητες και ικανότητες (π.χ. επιμέλεια, οικονομική διοίκηση, μάρκετινγκ, παραγωγή, ηγεσία κ.λπ.), μια ομάδα έργου θα πρέπει να περιλαμβάνει άτομα διαφόρων δεξιοτήτων που αλληλοσυμπληρώνονται.
Η επιλογή των μελών της ομάδας του έργου είναι καίριο -αλλά όχι εύκολο- έργο. Η επιλογή των ατόμων ιδανικά εξαρτάται από την πιθανή συμβολή τους στο έργο, αλλά η πραγματικότητα συχνά θέτει οικονομικά ή στρατηγικά εμπόδια. Ιδιαίτερα στον πολιτιστικό τομέα κάποιος συχνά συνεργάζεται με μια δεδομένη ομάδα, η οποία μπορεί να είναι ενθουσιώδης, αλλά μπορεί να μην διαθέτει πάντα επαρκή τεχνογνωσία. Η δια βίου μάθηση μέσω σεμιναρίων, διαδικτυακών μαθημάτων ή επαγγελματικής κατάρτισης βοηθά τους ανθρώπους που εργάζονται στον πολιτιστικό τομέα να αναβαθμίσουν τις δεξιότητες, τις γνώσεις και τις ικανότητές τους.
Πηγή: www.unsplash.com
Υπάρχουν επτά σημαντικά εργαλεία και τεχνικές για την οικοδόμηση μιας ισχυρής, συνεκτικής ομάδας έργου:
1.Αναπτύξτε διαπροσωπικές και ομαδικές δεξιότητες ή ελαστικές δεξιότητες (επίλυση συγκρούσεων, επιρροή, οικοδόμηση ομάδας, κίνητρα και διαπραγματεύσεις).
2.Οργανώστε την εκπαίδευση (τυπική ή άτυπη εκπαίδευση, όπως διαδικτυακή εκπαίδευση, στην τάξη, καθοδήγηση ή επαγγελματική εκπαίδευση – πρόκειται για έναν αναγνωρισμένο παράγοντα κινητοποίησης, που παράλληλα βελτιώνει τις ικανότητες της ομάδας).
3.Συγκεντρώστε τα μέλη της ομάδας (π.χ. χρησιμοποιήστε ένα «στρατηγείο» που εμπεριέχει όλα τα αρχεία έργου, εκτυπώσεις, και όπου πραγματοποιούνται συναντήσεις κ.λπ.).
4.Ενθαρρύνετε τις εικονικές ομάδες (είναι πλεονεκτικές για την χρήση πόρων που ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμοι στην τοποθεσία σας, ενώ εξοικονομούν σε ταξίδια, χρόνο και κόστος).
5.Προσφέρετε αναγνώριση και ανταμοιβές (αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τα εργατικά και αποτελεσματικά μέλη της ομάδας).
6.Εφαρμόστε ατομικές και ομαδικές αξιολογήσεις.
7.Πραγματοποιήστε τακτικές συναντήσεις.
Πηγή: www.unsplash.com
Ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για μια ποικιλία εργασιών καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου, ακόμη και μετά το κλείσιμο του. Αυτή ή αυτός είναι υπεύθυνοι για τον συνολικό συντονισμό και διαχείριση του έργου. Κατά συνέπεια, ο διαχειριστής σχεδιάζει, εκτελεί και παρακολουθεί το έργο, καθοδηγεί την ομάδα, διαχειρίζεται τους ενδιαφερόμενους, τις επικοινωνίες, τους κινδύνους και τα ζητήματα που προκύπτουν. Ο διαχειριστής εποπτεύει το έργο σε καθημερινή βάση και είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση αποτελεσμάτων υψηλής ποιότητας, που ανταποκρίνονται στους καθορισμένους στόχους και περιορισμούς καθώς και για την αποτελεσματική χρήση των διατιθέμενων πόρων.
Κάθε μέλος της ομάδας του έργου αναλαμβάνει έναν συγκεκριμένο ρόλο, σύμφωνα με τις ειδικές δεξιότητες και ικανότητές του, όπως:
- διαχείριση του προϋπολογισμού – οικονομικός έλεγχος
- διαχείριση επικοινωνιών – μάρκετινγκ
- διαχείριση εξωτερικών σχέσεων – επικοινωνίες / δημόσιες σχέσεις/ προσωπικές σχέσεις
- παραγωγή παραδοτέων – παραγωγή
- άλλες απαιτούμενες εργασίες, σύμφωνα με τη Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS)
Η Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) είναι μια διαδικασία του φυσικού αντικειμένου του έργου (Βήμα 4). Αναλύει τη συνολική εργασία, που απαιτείται για το έργο, σε πακέτα εργασίας τα οποία εμπεριέχουν συγκεκριμένους στόχους, αποτελέσματα και δραστηριότητες. Τα πακέτα αυτά στη συνέχεια ανατίθενται στα καταλληλότερα μέλη της ομάδας προς εκτέλεση εντός των καθορισμένων προθεσμιών και των ορίων του προϋπολογισμού. Υπάρχουν δύο τύποι WBS: αυτά που βασίζονται στα παραδοτέα (Deliverable-based) και αυτά που βασίζονται στις φάσεις/διαδικασίες του έργου (Phase-based). Επιλέγονται με βάση το τι κάνει το έργο πιο εύκολα διαχειρίσιμο.
Για μια σωστή διαχείριση έργου χρειάζεται να γνωρίζουμε ποιες εργασίες απαιτούνται, πώς αλληλοσυνδέονται και πώς μπορούν να καταμεριστούν, καθώς και ποιοι είναι οι περιορισμοί χρόνου και πόρων. Έτσι, το WBS υποστηρίζει τη δημιουργία προϋπολογισμών και χρονοδιαγραμμάτων. Η διορατική γνώση των μελών της ομάδας επιτρέπει επίσης την αποτελεσματική ανάθεση των πακέτων εργασίας, η οποία μπορεί να οδηγήσει στην επίτευξη των στόχων του έργου και να παρακινήσει τα μέλη της ομάδας.
Υπάρχουν τρία έως τέσσερα επίπεδα στο WBS, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου:
1.Σκοπός του έργου
2.Στόχοι του έργου
3.Προϊόντα του έργου
4.Δραστηριότητες
Πηγή: www.unsplash.com