Θέμα 4 Διαχείριση Φυσικού Αντικειμένου Έργου
Το φυσικό αντικείμενο του έργου περιγράφει το πεδίο εφαρμογής του έργου και είναι μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού του έργου. Λειτουργεί σαν χάρτης για το έργο, καθώς παρέχει τεκμηρίωση -βάσει έρευνας και δεδομένων- για κάθε παράμετρο που απαιτείται για την επιτυχή ολοκλήρωσή του. Καταγράφει τί περιλαμβάνεται στο έργο (και ποιοι πόροι, χρόνος και προσωπικό θα διατεθούν), βοηθώντας τον διαχειριστή του έργου να αποφύγει δαπανηρές αποκλίσεις ή συγκρούσεις με τους ενδιαφερομένους, οι οποίες ίσως προκύψουν κατά την υλοποίηση του έργου. Επιπλέον, περιλαμβάνει διαδικασίες για την επαλήθευση και την έγκριση των παραδοτέων του έργου. Το φυσικό αντικείμενο του έργου υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων και τις δραστηριότητες του έργου με ποιοτικό και αποδοτικό σε πόρους και χρόνο τρόπο. Περιλαμβάνει:
- Τον σκοπό και τους στόχους του έργου
- Τις προδιαγραφές των παραδοτέων, καθώς και τις δραστηριότητες και την κατανομή των πόρων, που απαιτούνται για την αποτελεσματική και ποιοτική τους επίτευξη
- Τα χρονοδιαγράμματα και τις προθεσμίες
- Τις αναθέσεις και τις ευθύνες του ανθρώπινου δυναμικού
- Τις διαδικασίες τεκμηρίωσης, εντοπισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης
Πηγή: www.unsplash.com
Τα κύρια βήματα στη διαχείριση του Φυσικού Αντικειμένου του έργου είναι:
1.Σχεδιασμός Φυσικού Αντικειμένου: έγγραφο που περιλαμβάνει μια δήλωση του πεδίου εφαρμογής και του εύρους του έργου, καθώς και τα αναμενόμενα παραδοτέα και τις απαιτήσεις του έργου.
2.Καταγραφή Προδιαγραφών: μέσω διαφόρων μεθόδων έρευνας (π.χ. συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια, ομάδες εστίασης κ.λπ.) οι προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών τεκμηριώνονται και στη συνέχεια «μεταφράζονται» σε προϋπολογισμούς και παραδοτέα για τον καθορισμό των πραγματικών απαιτήσεων του έργου.
3.Ορισμός του Φυσικού Αντικειμένου: περιγραφή των παραδοτέων του έργου.
4.Δημιουργία της Δομής Ανάλυσης Εργασιών: το σύνολο των απαιτούμενων εργασιών για το έργο διασπάται και ανατίθεται στα μέλη της ομάδας του έργου, καθορίζοντας παραδοτέα, προϋπολογισμούς και χρονοδιαγράμματα (βλ. και Διαχείριση Ομάδας Έργου).
5.Επικύρωση Φυσικού Αντικειμένου: το πεδίο εφαρμογής και το εύρος του έργου χρειάζεται να επικυρωθεί από τα στελέχη και τους ενδιαφερομένους του έργου.
6.Έλεγχος Φυσικού Αντικειμένου: το πεδίο του έργου πρέπει να ελέγχεται τακτικά από τον διαχειριστή του έργου για να διασφαλιστεί ότι η ομάδα παραμένει στην ορθή πορεία.
Πηγή: www.gettyimages.com