Θέμα 5 Έγκριση και υλοποίηση

1. Αποτελεσματική επικοινωνία

• Εάν ένας μεγάλος χορηγός ζητάει ρητά όλες τις επικοινωνίες ταχυδρομικώς – χωρίς την χρήση τηλεφώνου και ηλεκτρονικών μηνυμάτων- σεβαστείτε την επιθυμία του και βεβαιωθείτε ότι κάνετε ακριβώς αυτό.
• Δώστε έμφαση στην ποιότητα έναντι της ποσότητας.
• Μην χάνετε ποτέ την ευκαιρία να αποκαταστήσετε την αξιοπιστία του οργανισμού.

2. Αποστολή έρευνας

• Οι έρευνες λειτουργούν. Σας δίνουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κατανοήσετε τις ατομικές ανάγκες και επιθυμίες κάθε μεγάλου δωρητή. Επιπλέον, είναι μια συσκευή δέσμευσης.
• Να παροτρύνετε κόσμο να συμβάλει στις έρευνές σας.
• Συμπεριλάβετε τις έρευνες με άλλες αποστολές, όπως ενημερωτικά δελτία.
• Κρατήστε τις σύντομες και απλές.

3. Πρόσκληση δωρητών, βασικών ενδιαφερομένων και υποψήφιων δωρητών σε στοχευμένες εκδηλώσεις

• Πέρα από τις εκδηλώσεις, προσκαλέστε τους σε τηλεφωνικές ενημερώσεις, επιτόπιες επισκέψεις και διαδικτυακές συναντήσεις. Όσοι παρευρίσκονται, δεσμεύονται με τον οργανισμό, ενώ όσοι δεν παρευρίσκονται, αισθάνονται ότι ανήκουν στην ομάδα των “εκλεκτών” επειδή τους ζητήθηκε.

4. Παρέχετε εξατομικευμένες προγραμματικές ενημερώσεις

• Όταν αποστέλλετε ανακοινώσεις, τονίστε τα προγράμματα ενδιαφέροντος των παραληπτών.

Οι εξατομικευμένες ενημερώσεις απαιτούν πολύ χρόνο και προσπάθεια, οπότε ξεκινήστε με τους δέκα κορυφαίους δωρητές σας και κάποιους άλλους βασικούς φορείς.

5. Να ευχαριστείτε τους δωρητές σας

• Δεν υπάρχει τίποτα πιο αποτελεσματικό από ένα ζεστό, προσωπικό, χειρόγραφο ευχαριστήριο σημείωμα.

Ορισμένοι δωρητές μπορεί να προτιμούν τις ευχαριστίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε προσαρμόστε τις επιστολές σας αναλόγως.

• Η δημόσια αναγνώριση μπορεί επίσης να είναι σημαντική για ορισμένους δωρητές.

6. Δώστε την ανάλογη εκτίμηση στους δωρητές σας

• Στην ετήσια έκθεση, οι δωρητές ανατρέχουν στις σελίδες αναγνώρισης δωρητών και αναζητούν τα ονόματά τους. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματά τους βρίσκονται εκεί και είναι σωστά γραμμένα.
• Παρουσιάστε πιστοποιητικά, πλακέτες, ευκαιρίες ονομασίας δωματίων/κτιρίων κ.λπ. στους δωρητές σας.
• Η περαιτέρω δημόσια αναγνώριση περιλαμβάνει μικρές, μεσαίες ή μεγάλες εκδηλώσεις όπου ο οργανισμός σας μπορεί να αξιοποιήσει τις δεσμεύσεις των βασικών δωρητών για να ενθαρρύνει τη φιλανθρωπική υποστήριξη άλλων.

7. Δώστε έμφαση στα λεγόμενα των δωρητών σας

• Ακούστε τους δωρητές σας και απαντήστε με ουσιαστικό τρόπο. Αυτό δημιουργεί σχέσεις εμπιστοσύνης και αξιοπιστίας μακροπρόθεσμα.

8. Το κοινό σας αποτελεί το κλειδί για επικοινωνία

• Βεβαιωθείτε ότι εξετάζεται κάθε επικοινωνία σας με βάση το συγκεκριμένο κοινό σας. Εάν μια συγκεκριμένη επικοινωνία απευθύνεται σε διαδικτυακούς δωρητές, στείλτε την μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε δωρητές που έχετε άμεση επαφή, στείλτε την μέσω ταχυδρομείου.
• Εστιάστε επίσης σε ομάδες πληθυσμού όπως δικαιούχοι, εταίροι και άλλοι .

9. Προσδιορίστε και αξιοποιήστε τους καλύτερους πρεσβευτές του οργανισμού σας

• Ποιος εκπροσωπεί τον οργανισμό σας πιο αποτελεσματικά – ο διευθύνων σύμβουλος, ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου, οι υπεύθυνοι προγραμμάτων, όλοι οι παραπάνω;
• Μην αποθαρρύνεστε από προκείμενες προκλήσεις.
• Αναδείξετε τις ικανότητές σας και προσελκύστε μεγάλους δωρητές.

10. Καθιερώστε μια κουλτούρα διαχείρισης των μεγάλων δωρητών

• Ιεράρχηση προτεραιοτήτων
• Εκπαίδευση πρεσβευτών του διοικητικού συμβουλίου και το προσωπικού
• Δώστε έμφαση στον κύκλο χρηματοδότησης (Boland, 2010)