Θέμα 5 Διαχείριση επικοινωνίας έργου
Η επικοινωνία στη διάρκεια ενός έργου είναι πρωταρχικής σημασίας, πρώτον επειδή η υλοποίηση ενός έργου απαιτεί ομαδική εργασία που βασίζεται στην καλή επικοινωνία, και δεύτερον διότι το έργο πρέπει να κοινοποιείται σταθερά, με συνέπεια, αποτελεσματικά και κατάλληλα στους ενδιαφερόμενους, ανάλογα με το επίπεδο εμπλοκής τους (βλ. «Διαχείριση ενδιαφερομένων έργου»).
Η Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου ασχολείται με όλες τις δραστηριότητες σχετικά με την προγραμματισμένη παραγωγή, συλλογή, αποθήκευση και διάδοση μηνυμάτων και πληροφοριών σχετικά με το έργο σε συγκεκριμένο κοινό. Οι διαδικασίες του περιλαμβάνουν:
- το σχεδιασμό επικοινωνιών
- τη διαχείριση επικοινωνιών
- την παρακολούθηση επικοινωνιών
Πηγή: www.pexels.com
Σχεδιασμός διαχείρισης επικοινωνιών
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης των επικοινωνιών του έργου, ώστε να καθορίσετε τι θα σταλεί, σε ποιον, πώς, πότε και από ποιον. Οι ακόλουθοι παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη:
- Στόχος: Ποιος είναι ο σκοπός της επικοινωνίας; Ο υπερβολικός καταιγισμός πληροφοριών μπορεί να είναι πιο επιβλαβής παρά ευεργετικός, επομένως η επικοινωνία πρέπει να πραγματοποιείται μόνο όταν υποστηρίζει την πραγματική προώθηση και ολοκλήρωση του έργου.
- Ακροατήριο: Ποιο είναι το ακροατήριο-στόχος της επικοινωνίας; Τι επίπεδο πληροφοριών πρέπει να μεταδίδεται σε κάθε ακροατήριο-στόχος; Οι διάφοροι ενδιαφερόμενοι του έργου απαιτούν διαφορετικά επίπεδα και συχνότητα πληροφοριών. Επομένως, ένα σχέδιο επικοινωνίας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια λίστα ενδιαφερομένων (π.χ. μέλη της ομάδας, χορηγούς, πελάτες, άλλα ενδιαφερόμενα μέρη κ.λπ.) και να αντιμετωπίζει τις προσδοκίες επικοινωνίας τους.
- Μήνυμα: Η μορφή και το περιεχόμενο του μηνύματος (συμπεριλαμβανομένης της γλώσσας και του επιπέδου τεχνικής λεπτομέρειας) για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων θα πρέπει να εξεταστεί, ώστε να διασφαλιστεί ότι οι σχετικές πληροφορίες μεταφέρονται στα σωστά άτομα την κατάλληλη στιγμή.
- Δίαυλος: Πώς, πότε και με ποια συχνότητα θα μεταδοθεί το μήνυμα;
Το σχέδιο επικοινωνιών πρέπει να καλύπτει όλους τους ενδιαφερόμενους, να καθησυχάζει και να διατηρεί την υποστήριξή τους, καθώς και να αποτρέπει εκπλήξεις.
Διαχείριση επικοινωνιών έργου
Αυτό το βήμα περιλαμβάνει την εκτέλεση του σχεδίου επικοινωνίας: δηλαδή, τη συλλογή και ανάλυση δεδομένων καθώς και τη δημιουργία, διανομή, συλλογή, αποθήκευση / αρχειοθέτηση, ανάκτηση και διάθεση των μηνυμάτων. Η τακτική επανεξέταση και ενημέρωση του σχεδίου επικοινωνιών είναι υψίστης σημασίας για την αντιμετώπιση των μεταβαλλόμενων συνθηκών και την παροχή ανατροφοδότησης.
Παρακολούθηση επικοινωνιών έργου
Η παρακολούθηση και ο έλεγχος των επικοινωνιών πραγματοποιούνται καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου και οι μέθοδοι και η συχνότητά τους προβλέπονται στο σχέδιο επικοινωνιών. Εδώ ελέγχεται η σωστή υλοποίηση του σχεδίου, ότι οι επικοινωνίας διαδόθηκαν και ερμηνεύτηκαν όπως είχε προγραμματιστεί, και ότι προήλθε σχετική ανατροφοδότηση.