Θέμα 5 Πρόβλεψη κόστους, Προθεσμιών και Κινδύνων
Η σημασία που αποδίδεται στη διαχείριση του κόστους, των προθεσμιών και των κινδύνων μπορεί να ποικίλει σημαντικά ανάλογα με τη φύση του έργου και το πλαίσιο εντός του οποίου υλοποιείται. Η πρόβλεψη κόστους, προθεσμιών και κινδύνων πραγματοποιείται κυρίως στην αρχή του έργου. Ωστόσο, οι δραστηριότητες πρόβλεψης συνεχίζονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου, με στόχο τη διεξαγωγή τροποποιήσεων όταν αυτό είναι απαραίτητο.
Αξιολόγηση κόστους
Το έργο και ο προϋπολογισμός είναι αλληλένδετα. Επομένως, είναι σημαντικό να αναπτυχθεί ένας προκαταρκτικός προϋπολογισμός, υπολογίζοντας όλα τα έσοδα (π.χ. απόδοση των επενδύσεων ή κρατικές επιχορηγήσεις) και το κόστος από την υλοποίηση του έργου (τόσο το υλικό όσο και το κόστος που σχετίζεται με το ανθρώπινο δυναμικό). Δείτε μερικά παραδείγματα:
- Το ωριαίο κόστος του ανθρώπινου δυναμικού
- Εξωτερικοί συνεργάτες
- Η δημιουργία και η λειτουργία μιας ιστοσελίδας
- Έξοδα ταξιδιών, αποστολής, κ.λπ.
Υπάρχουν δύο βασικές αιτίες για υπέρβαση του προϋπολογισμού: κακή διαχείριση κόστους ή μια αρχική εκτίμηση που δεν κατέστη δυνατόν να τηρηθεί. Είναι, επομένως, σημαντικό να επικαιροποιείται συνεχώς ο προϋπολογισμός καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, ούτως ώστε να γίνεται σύγκριση με τον προκαταρκτικό προϋπολογισμό και να υπάρχει μια ξεκάθαρη εικόνα για την οικονομική βιωσιμότητά του.
Εντοπισμός κινδύνων
Δεν υπάρχει μηδενικός κίνδυνος στη διαχείριση έργων. Πιο κάτω, θα δείτε μερικές συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν στην αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων:
- Απαριθμήστε όλους τους κινδύνους που μπορούν ενδεχομένως να θέσουν σε κίνδυνο το έργο. Ένα σημαντικό εργαλείο σε αυτό το στάδιο είναι η (Δυνατά σημεία, Αδύναμα σημεία, Ευκαιρίες, Απειλές).
- Καθορίστε εκ των προτέρων προθεσμίες για σημαντικές εργασίες ή ορόσημα στην πορεία του έργου.
- Προβλέψτε ένα περιθώριο στο χρονοδιάγραμμα του έργου για διαχείριση κινδύνων και επίλυση προβλημάτων, έτσι ώστε να μειώσετε στο ελάχιστο τις καθυστερήσεις.
Σχέδιο έκτακτης ανάγκης
Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι ο προσδιορισμός βημάτων δράσης σε περίπτωση που εκδηλωθεί ένας κίνδυνος που έχει προβλεφθεί. Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι βασικό συστατικό του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων του έργου. Πρόκειται ουσιαστικά για ένα «Σχέδιο Β», το οποίο εφαρμόζεται όταν τα πράγματα δεν εξελίσσονται κατά το αναμενόμενο.
Πηγή: www.istockphoto.com
Δείτε τις στρατηγικές ανταπόκρισης σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης!
