Θέμα 6 Διαχείριση κινδύνων έργου
Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργου ορίζει τον κίνδυνο ως εξής: «Ένα αβέβαιο γεγονός ή κατάσταση που έχει θετική ή αρνητική επίδραση στους στόχους ενός έργου».
Καθώς οι οργανισμοί ή οι ομάδες έργων λειτουργούν σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον, ο παράγοντας κινδύνου είναι πάντα παρών και πρέπει να αξιολογείται, να παρακολουθείται και να ελέγχεται. Ο κίνδυνος μπορεί να επηρεάσει ανθρώπους, διαδικασίες, τεχνολογία και πόρους, επηρεάζοντας θετικά ή αρνητικά την ολοκλήρωση του έργου. Επομένως, οι διαχειριστές έργων πρέπει να χρησιμοποιούν διάφορες τεχνικές διαχείρισης κινδύνων και διαδικασίες για την ελαχιστοποίηση πιθανών κινδύνων και ζητημάτων, που μπορούν να εκτροχιάσουν τον προγραμματισμένο προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα, την ποιότητα και την ποσότητα των παραδοτέων του έργου.
Παρά την ανάγκη να αποτελεί η διαχείριση κινδύνων αναπόσπαστο μέρος ολόκληρου του κύκλου ζωής του έργου, μερικές φορές η διαχείριση κινδύνων δεν εφαρμόζεται σωστά, καθώς θεωρείται δαπάνη με μικρή απόδοση. Αυτό εκθέτει το έργο σε καθυστερήσεις, ανεπαρκή διαχείριση κόστους και άλλα αρνητικά αποτελέσματα, που ενδέχεται να βλάψουν τη φήμη του οργανισμού. Επομένως, η διαχείριση κινδύνων πρέπει να ενσωματώνεται στον προγραμματισμό των έργων εξ αρχής.
Ιδανικά, η διαχείριση κινδύνων έργου ασκείται με ένα Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων (βήμα 1 του παρακάτω γραφήματος), που αναπτύσσεται σε τρεις κύριους άξονες: Προσδιορισμός και Αξιολόγηση Κινδύνων, δημιουργία ενός Σχεδίου Αντιμετώπισης Κινδύνων και Παρακολούθηση και Έλεγχος Κινδύνων.
Ο Προσδιορισμός Κινδύνων (βήματα 2-4 του παρακάτω γραφήματος) δίνει μια σαφή ιδέα για τις μορφές, την πιθανότητα και τον αντίκτυπο των πιθανών κρίσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το έργο, χρησιμοποιώντας διάφορες τεχνικές εκτίμησης κινδύνων. Στην πραγματικότητα, προσδιορίζει τα ακόλουθα:
- Συμβάντα κινδύνων: τι μπορεί να συμβεί στο έργο;
- Χρονικό πλαίσιο κινδύνων: πότε μπορεί να συμβεί το συμβάν κινδύνου;
- Πιθανότητα: πόσο πιθανό είναι να συμβεί αυτό το συμβάν κινδύνου;
- Αντίκτυπος: ποιος θα μπορούσε να είναι ο αντίκτυπος του συμβάντος κινδύνου στο έργο;
- Παράγοντες: ποιοι παράγοντες είναι πιθανό να προκαλέσουν ή να προειδοποιήσουν για το συμβάν κινδύνου;
Πηγή: www.gettyimages.com
Η διαδικασία Σχεδιασμού Διαχείρισης Κινδύνων. Γράφημα: Μαρία Κουρή
Με βάση την Ανάλυση Εκτίμησης Κινδύνων, η πιθανότητα, καθώς και ο αντίκτυπος των συμβάντων κινδύνου στο έργο, μπορούν να χαρακτηριστούν ως υψηλού, μεσαίου ή χαμηλού επιπέδου. Σύμφωνα με αυτήν την αξιολόγηση, ο διαχειριστής έργου μπορεί να σχεδιάσει αποκρίσεις σε κινδύνους (βήμα 5 του παραπάνω γραφήματος), που επιτρέπουν τη λήψη αποφάσεων και τον σχεδιασμό πορείας δράσης για την αντιμετώπιση μεσαίων και υψηλών πιθανοτήτων και επιπτώσεων στο έργο, αξιοποιώντας αναδυόμενες ευκαιρίες. Δηλαδή, εδώ αποφασίζεται πρώτα πόσους κινδύνους μπορεί να αντέξει το έργο («ανοχή έργου σε κινδύνους») και δεύτερον ποια συμβάντα κινδύνου αξίζουν την προσοχή και τους πόρους της ομάδας έργου.
Η Μήτρα Κινδύνων (Risk Matrix) είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τον προσδιορισμό των κινδύνων, για τους οποίους πρέπει να ληφθεί μέριμνα. Στη συνέχεια, καθορίζονται ρόλοι και αρμοδιότητες για την παρακολούθηση των μοχλών των κινδύνων και προγραμματίζονται και κοινοποιούνται στην ομάδα έργου αποτελεσματικές απαντήσεις σε συμβάντα κρίσεων.
Το τελευταίο βήμα αυτής της διαδικασίας είναι η Παρακολούθηση και ο Έλεγχος των Κρίσεων (βήμα 6 στο παραπάνω γράφημα). Εδώ αξιολογείται το Σχέδιο Απόκρισης σε Κινδύνους, λαμβάνοντας υπόψη, για παράδειγμα, ποιοι παράγοντες προειδοποίησης και ενεργοποίησης ήταν επιτυχημένοι, πόσο καλά αντέδρασε η ομάδα και ακολούθησε το σχέδιο δράσης, ποια αρνητικά αποτελέσματα αποφεύχθηκαν (ή όχι), τι θα μπορούσε να γίνει διαφορετικά / καλύτερα, κ.λπ. Επιπλέον, η παρακολούθηση περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τη συνεχή ανίχνευση των κρίσεων και τον εντοπισμό νέων κινδύνων.
Πηγή: www.pexels.com