Tema Nr. 1 Projekto suinteresuotųjų šalių valdymas
Suinteresuotoji šalis yra asmuo, grupė ar organizacija, kuri gali paveikti, būti paveikta arba manyti, kad ją paveikė sprendimas, veikla ar projekto rezultatas.
Projekto suinteresuotųjų šalių valdymo procesas apima:
- Suinteresuotųjų šalių valdymo planavimas
- Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo valdymas
- Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo kontrolė
Suinteresuotųjų šalių valdymo planavimas
Pirmasis žingsnis yra nustatyti tuos suinteresuotąsias šalis, kurios galėtų paveikti arba būti paveiktos projekto sprendimais, veiklomis ar rezultatais. Šiuo tikslu gali konsultuoti grupės ar asmenys, turintys tam reikalingas žinias, įskaitant:
- Vyresnioji vadovybė ar projektų vadovai, turintys atitinkamos patirties
- Kiti organizaciniai departamentai
- Pagrindiniai partneriai
- Ekspertai ir konsultantai
- Pramonės grupės, profesinės asociacijos, reguliavimo institucijos, nevyriausybinės organizacijos (NVO)
Galėtų būti sukurtas suinteresuotųjų šalių registras, kuriame būtų visa informacija, susijusi su suinteresuotosiomis šalimis, pavyzdžiui:
- Profilio informacija (pavadinimas, pareigos, projekto vaidmuo ir kt.)
- Vertinimo informacija (reikalavimai ir lūkesčiai, projekto poveikis ir susidomėjimas bei kt.)
- Suinteresuotųjų šalių klasifikacija (vidinė/išorinė, užduoties lygis ir kt.)
Suinteresuotųjų šalių analizė
Kaip pristatyta projekto apimties valdyme, vienas iš pradinių žingsnių yra suinteresuotųjų šalių reikalavimų ir lūkesčių rinkimas ir valdymas, nes jų interesai ir dalyvavimas gali teigiamai arba neigiamai paveikti projekto rezultatus ar užbaigimą.
Atliekant suinteresuotųjų šalių analizę, renkama ir analizuojama kiekybinė ir kokybinė informacija apie suinteresuotąsias šalis, siekiant nustatyti jų interesų prioritetus projekto metu. Ši analizė padeda nustatyti suinteresuotųjų šalių lūkesčius, reikalavimus, dalyvavimą, tarpusavio priklausomybę ir įtaką projektui. Vėliau joje taip pat nagrinėjama galima suinteresuotųjų šalių įtaka projekto sėkmei, nes ji priklauso nuo suinteresuotų šalių įsitraukimo įgyvendinant projektą. Projekto rezultatai priklauso nuo galios, kuria suinteresuotosios šalys gali pasinaudoti, įsitraukdamos į skirtingus projekto etapus ir taip greitai pakeisdamos projekto rezultatus, atsižvelgiant į poreikius ir reikalavimus.
Šaltinis: www.unsplash.com
Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo lygis
Tikėtina, kad suinteresuotosios šalis gali būti nevienodai nusiteikusios projekto ir jo rezultatų atžvilgiu. Suinteresuotųjų šalių analizė atskleidžia suinteresuotųjų šalių įsitraukimo lygį, leidžiantį jas skirstyti į:
- Nežinančios: suinteresuotosios šalys nežino apie projektą ir galimą jo poveikį.
- Atsparios: suinteresuotosios šalys žino projektą ir galimą jo poveikį, tačiau išlieka atsparios pokyčiams.
- Neutralios: suinteresuotosios šalys žino apie projektą, tačiau nėra nei palaikančios, nei besipriešinančios.
- Palaikančios: suinteresuotosios šalys žino projektą ir galimą jo poveikį bei palaiko pokyčius.
- Vadovaujančios: suinteresuotosios šalys žino projektą ir galimą jo poveikį bei aktyviai dalyvauja užtikrinant projekto sėkmę.
| Suinteresuotosios šalys | Nežinanti | Atspari | Neutrali | Palaikanti | Vadovaujanti |
|---|---|---|---|---|---|
|
Suinteresuotoji šalis Nr. 1
|
X |
|
|
||
|
Suinteresuotoji šalis Nr. 2
|
|
|
X
|
|
|
|
Suinteresuotoji šalis Nr. 3 |
|
|
|
X |
Suinteresuotosios šalies pozicija ir veiksmai, kurių reikia imtis:
Galima priimti sprendimus dėl komunikacijos intensyvumo ir dažnumo bei dalyvavimo projekte ir jo rezultatuose. Naudingas įrankis yra „Power-Interest Grid“.
- Didelės galios, labai suinteresuotos šalys (Tvarkykitės iš „arti“): turite visiškai įtraukti šias šalis ir dėti dideles pastangas, kad jas patenkintumėte.
- Didelės galios, mažiau suinteresuotos šalys („Nepersistenkite“): įdėkite pakankamai darbo su šiomis šalimis, kad jos liktų patenkintos, bet ne tiek, kad joms nusibostų jūsų žinutė.
- Mažos galios, labai suinteresuotos šalys (nuolat informuokite): tinkamai informuokite šias šalis ir kalbėkite su jomis, kad nekiltų didelių problemų. Šios kategorijos šalys dažnai gali būti labai naudingos išsamiai aprašydamos jūsų projektą.
- Mažos galios, mažiau suinteresuotos šalys (stebėkite): stebėkite šias šalis, tačiau nevarginkite jų pernelyg dažnu bendravimu.
Valdykite suinteresuotųjų šalių įsitraukimą
Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo valdymas yra bendravimo ir bendradarbiavimo su jomis procesas, siekiant patenkinti jų poreikius, reikalavimus ir lūkesčius neperžengiant projekto apimties ribų. Pagrindinis to tikslas yra ugdyti nuolatinę suinteresuotųjų šalių paramą projektui. Todėl pagal komunikacijos planą ir „Power-Interest Grid“ turi būti naudojami pritaikyti ir pageidaujami komunikacijos metodai. Be to, norint sukurti pasitikėjimo ir abipusės pagarbos santykius tarp suinteresuotųjų šalių ir organizacijos, konfliktus ir nepasitenkinimą, kurie gali kilti, būtina išspręsti,
Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo kontrolė
Suinteresuotųjų šalių dalyvavimas projekte turi būti atidžiai stebimas ir vertinamas. Svarbūs yra santykiai tarp projekto komandos ir suinteresuotųjų šalių bei tarp skirtingų suinteresuotųjų šalių, kuriuos galima stebėti naudojant įvairias duomenų rinkimo priemones. Tokiu būdu projekto komanda gali valdyti teigiamus ar neigiamus rezultatus ir pakoreguoti savo strategijas bei planus taip, kad ir toliau įtrauktų projekto suinteresuotąsias šalis ir išlaikytų jas patenkintas rezultatais.
Šaltinis: www.gettyimages.com