Tema Nr. 2 Projekto įstatai

Projektas grindžiamas keliais dokumentais. Projekto įstatai yra pradinis dokumentas, oficialiai patvirtinantis projekto egzistavimą ir suteikiantis galimybę projekto vadovui pritaikyti organizacinius išteklius projekto veiklai.

Juose pateikiamas paprastai trumpas (1–2 puslapių) ir informatyvus projekto aprašymas ir apibendrinami pagrindiniai projekto apimties, turinio ir realizavimo aspektai (pvz., biudžetas, etapai, rezultatų charakteristikos ir kt.); projekto vadovas; ir pagrindiniai projekto partneriai. Iš tiesų, gerai parengtuose projekto įstatuose:

  • Aiškiai apibūdinama projekto tikslus
  • Aprašoma projekto apimtis, prielaidos ir apribojimai
  • Nurodomas projekto laikas ir biudžetas
  • Deleguojami apytiksliai vaidmenys ir atsakomybė
  • Nustatomi pagrindiniai vertinimo ir kontrolės etapai

Šaltinis: www.gettyimages.com

Projekto įstatuose gali būti:

  • Projekto tikslas
  • Siektini rezultatai ir sėkmės kriterijai
  • Aukšto lygio reikalavimai ir rizika
  • Sutrauktas esminių etapų grafikas
  • Biudžeto santrauka
  • Partnerių sąrašas
  • Patvirtinimo reikalavimai (t. y. sėkmės kriterijai, kas juos nusprendžia, kas pasirašo pasibaigus projektui)
  • Paskirtas projekto vadovas, atsakomybės ir valdžios lygis
  • Rėmėjo ar kito asmens (-ų), leidžiančio (-ių) patvirtinti projekto įstatus, vardas, pavardė ir įgaliojimai

Projekto įstatai

Projekto tikslas: teiginiai, kurie pateikia bendrą kontekstą tam, ką bando pasiekti projektas, ir turėtų atitikti verslo tikslus.
Etapo santrauka: apibūdina rezultatus ar svarbiausius įvykius, kurie gali būti nustatyti kaip baigti arba neužbaigti nurodytą dieną.
Projekto uždaviniai: teiginiai, susiję su konkrečiais, išmatuojamais, pasiekiamais, realistiškais ir su laiku susijusiais produktais.
Biudžeto suvestinė: preliminari biudžeto informacija, reikalinga projektui paremti.
Projekto reikalavimai: apibūdina, kokias savybes turi turėti siūlomi projekto produktai.
Suinteresuotosios šalys: asmuo, grupė ar organizacija, kurią gali paveikti projekto veikla ar rezultatas.
Projekto rizika: apibūdina reikšmingiausias projekto rizikos sritis.
Patvirtinimo reikalavimai: kas yra projekto sėkmė?
Projekto vadovas: apibūdina projekto vadovo pareigas ir įgaliojimų lygį.
Rėmėjas: kas finansuoja projektą?

Tikslai ir uždaviniai apibūdina projekto siekius.

  • Tikslai yra aukšto lygio teiginiai, pateikiantys bendrą kontekstą tam, ką bando pasiekti projektas, ir jie turėtų atitikti organizacijos verslo tikslus.
  • Uždaviniai yra žemesnio lygio teiginiai, apibūdinantys konkrečius projekto apčiuopiamus produktus ir rezultatus. Uždaviniai turi būti gerai apibrėžti: konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, prasmingi ir laiko apriboti (angl.: Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Realistic and Time-bound; SMART), kad būtų užtikrintas tvirtas pagrindas vertinant projekto sėkmės lygį.

Sėkmė vertinama pagal rodiklius, rezultatus ir naudą:

  • Projekto rodikliai yra projekto produktas.
  • Rezultatas yra pokyčio tikslas, kurio siekiama per projekto rodiklių siekiamą pokytį.
  • Nauda yra teigiamo rezultato pamatuojamas pokytis.

S.M.A.R.T. tikslai. Maria Kouri diagrama

Jei projektas valdomas vienos organizacijos ribose, svarbu, kad projekto įstatai neprieštarautų organizacijos misijai ir ilgalaikei strategijai.

Verslo strategija gali būti laikoma „skėčiu“ – ilgalaikiu veiksmų planu, kuriuo siekiama pasiekti organizacinių tikslų ir uždavinių, kurie padės organizacijai pasiekti misiją. Projekto įstatai yra verslo dokumentas, skirtas veiksmingam ir efektyviam projekto valdymui, padedantis pasiekti strateginius tikslus.

Šaltinis: www.gettyimages.com

cubesproject