Tema Nr. 2 Projekto komandos valdymas

Projekto laiko planavimas yra susijęs su projekto veiklai reikalingo ir praleisto laiko numatymu, valdymu, stebėjimu ir vertinimu, bei lyginamas su planuojamu ir faktiškai pasiektu progresu.

Projekto laiko planavimas vystomas naudojant DPS, nes proceso elementai yra suskaidomi į veiklas, kurių reikia projektui įgyvendinti ir kurioms lengviau paskirstyti laiką.

  1. Pirmasis projekto laiko planavimo žingsnis yra atitinkamai apibrėžtos veiklos.
  2. Tada nustatomas projekto veiklų tarpusavio ryšys ir sukuriama efektyvi veiklų seka.
  3. Vėliau numatomi kiekvienai veiklai reikalingi ištekliai, tokie kaip: tipas, kokybė ir kiekis. Įvertinimai gali apimti finansinius, materialinius, nematerialiuosius, infrastruktūros ir žmogiškuosius išteklius. Šis žingsnis yra būtinas norint sukurti atitinkamą projekto biudžetą (žr. „Projekto išlaidų valdymas“).
  1. Šiame etape numatoma kiekvienos veiklos trukmė, taip pat planuojami galimi ribojantys veiksniai arba būtini tyrimai, bandomieji darbai, susitikimai ir kt.
  2. Tada sudaromas veiklos tvarkaraštis. Jis apima prioritetų nustatymą ir konkrečių laiko trukmių, per kurias turi būti atliekama ir vykdoma konkreti veikla ar užduotys, nustatymą. Kadangi veikla vykdoma nuosekliai, labai svarbu laikytis nustatytų terminų, antraip kai kurių veiklų vėlavimas gali pakenkti viso projekto užbaigimui laiku, o tai dažnai gali padidinti išlaidas ir suinteresuotųjų šalių nepasitenkinimą.
  3. Į tvarkaraščio kontrolę turi įeiti konkretūs vertinimo etapai. Tai yra reikšmingi projekto atskaitos taškai arba įvykiai. Jie naudingi kaip kontroliniai ir įvertinimo žymenys įgyvendinant projektą. Jie yra neatskiriama kontrolės tvarkaraščio dalis, kuria siekiama stebėti, kad projekto įgyvendinimas atitiktų grafiką ir susijusias specifikacijas. Kontrolės tvarkaraštis turi būti naudojamas ne tik stebint ir vertinant, bet ir veikti pagal gaunamus rezultatus: nukrypimas nuo plano turėtų būti numatytas ir jo reikėtų vengti. Jei nukrypimas įvyksta, būtini taisomieji veiksmai ir vėlesni plano atnaujinimai.

Pateiktame procese pabrėžiami įgūdžiai, reikalingi projekto laiko planavimui: tikslų nustatymas, valdymas ir prioritetų identifikavimas siekiant geresnių rezultatų. Priminimai ir įspėjimai turi padėti sekti projekto tvarkaraštį. Henrikas Gantas (Henry Gantt) maždaug 1910–1915 metais sukūrė iki šiol naudojamą ir naudingą įrankį veiklai planuoti ir rezultatams stebėti.

GANTO DIAGRAMA

Ganto diagrama yra įrankis, padedantis sekti projektą. Jis skirtas planuoti veiklos ir užduočių pradžios ir pabaigos datas (= trukmę). Be to, sugrupavus panašias veiklas, galima vizualizuoti veiklų seką laike. Kartais manoma, kad Ganto diagrama yra tik laiko planavimo priemonė, tačiau ji buvo sukurta siekiant stebėti gamybos pažangą. Taigi Ganto diagrama padeda sekti ne tik veiklos tvarkaraštį, bet ir laiku užbaigti projekto produktus ar jų dalis. Kai kuriose diagramos versijose nurodomas ir komandos nario (-ių), atsakingo (-ų) už tam tikrą veiklą, vardas (-ai).

Ganto diagrama leidžia:

  • Parodyti visoms projekto suinteresuotosioms šalims planuojamą darbą ir jo išdėstymą laike
  • Rodyti pradinius planavimo duomenis ir paruošti alternatyvas galimam perplanavimui ir darbo progresui
  • Palengvinti grupavimo užduočių rodymą, kad būtų galima matyti tvarkaraščio suvestines
  • Užtikrinti užduoties atlikimo suderinamumą su užduoties aprašymu darbo organizavimo diagramoje
  • Patvirtinti tam tikras būtinas užduotis prieš pereinant prie kitų

Šaltinis: www.gettyimages.com

Šaltinis: www.unsplash.com

  • Atkreipkite dėmesį į šį Ganto diagramos pavyzdį: veiklos, jų trukmė ir pradžios data yra išvardytos vertikalioje ašyje (pvz., A užduotis, B užduotis ir kt.), o kalendoriaus datos – horizontalioje ašyje (darbo dienomis). Veiklos trukmė vaizduojama kaip raudonos horizontalios juostos, pradedant nuo pradžios datos ir baigiant kiekvienos veiklos numatoma pabaigos data. Atkreipkite dėmesį, kad veiksmų sekoje, kur horizontalios juostos seka viena kitą, nepaliekama laiko spragų. Laiko paskirstymas horizontalioje juostoje gali atitikti kiekvieno projekto reikalavimus: jis gali būti atliekamas pagal kasdienes kategorijas (pavyzdžiui, kaip pateikiama šiame pavyzdyje), savaitės, dviejų savaičių ar net mėnesio laiko paskirstymą.
cubesproject