Tema Nr. 3 Projekto laiko planavimas
Projekto komandą sudaro žmonės, paskirti dirbti prie projekto. Komandos nariai gali dirbti projektui vadovaujančioje organizacijoje, būti išorės rangovais arba – bendradarbiavimo projektų atveju – būti bendradarbiaujančių šalių darbuotojais. Projekto komandos sudėtis gali skirtis priklausomai nuo įgūdžių, kurių reikalauja projektas. Tačiau kadangi projektams reikalingi įvairūs gabumai ir gebėjimai (pvz., logistika, finansų administravimas, rinkodara, gamyba, vadovavimas ir kt.), projekto komandoje turėtų dalyvauti įvairių įgūdžių turintys asmenys, kurie galėtų vienas kitą papildyti.
Atrinkti projekto komandos narius yra reikšminga, bet nelengva užduotis. Asmenų pasirinkimas turėtų priklausyti nuo jų potencialaus indėlio į projektą, tačiau reikia atsižvelgti į finansinius ir kitus apribojimus. Kultūros sektoriuje dažnai reikia dirbti su komanda, kuri gali būti entuziastinga, bet ne visada turėti pakankamai žinių. Mokymasis visą gyvenimą seminaruose, internetiniuose kursuose ar mokymuose darbo vietoje padeda kultūros sektoriuje dirbantiems žmonėms tobulinti savo įgūdžius, žinias ir gabumus.
Norėdami sukurti stiprią ir darnią projekto komandą, remkitės septyniais svarbiais įrankiais ir metodais:
1.Ugdykite tarpasmeninius ir komandos įgūdžius arba „minkštuosius“ įgūdžius (konfliktų sprendimas, įtaka, komandos formavimas, motyvacija ir derybos).
2.Organizuokite mokymus (oficialius ar neoficialius mokymus, pvz., Internetinius mokymus, kuravimą ar mokymą darbo vietoje, nes jie yra pripažintas motyvacinis veiksnys, gerinantis komandos kompetencijas).
3.Leiskite komandos nariams dirbti kartu (pvz., naudokitės „karo kambariu“, kuriame laikomos visos projekto bylos, spaudiniai, susitikimai ir kt.).
4.Skatinkite virtualias komandas (naudinga gauti išteklių, kurių jūsų vietovėje gali nebūti, taip pat sutaupoma kelionių ir išlaidų).
5.Skatinkite pripažinimą ir naudokite atlygį (tai ypač svarbu darbštiems ir efektyviems komandos nariams).
6.Turėkite individualius ir komandos vertinimus.
7.Reguliariai renkite susitikimus.
Šaltinis: www.unsplash.com
Projekto vadovas (PV) yra atsakingas už įvairias užduotis per visą projekto gyvavimo laiką ir net po jo užbaigimo. Jis yra atsakinga už bendrą projekto koordinavimą ir valdymą. Atitinkamai, PV planuoja, vykdo ir stebi projektą, vadovauja komandai, valdo suinteresuotąsias šalis, projekto komunikaciją, riziką ir kylančius klausimus. Projekto vadovas kasdien prižiūri projektą ir yra atsakingas už rezultatų siekimą, kurie atitinka nustatytus tikslus ir apribojimus bei užtikrina efektyvų paskirstytų išteklių naudojimą.
Kiekvienam projekto komandos nariui priskiriamas konkretus vaidmuo, atsižvelgiant į jo/jos įgūdžius ir galimybes, tokius kaip:
- Biudžeto valdymas – finansų kontrolė
- Komunikacijos valdymas – rinkodara
- Išorinių santykių valdymas – komunikacija/PR/asmeniniai santykiai
- Rezultatų pristatymas – atsiskaitymas
- Kitos reikalingos užduotys pagal darbo paskirstymo struktūrą (DPS)
Šaltinis: www.unsplash.com
Darbo paskirstymo struktūra (DPS) yra projekto apimties valdymo etapo sudėtinė dalis (4 žingsnis). Ji suskirsto visą projektui reikalingą darbą į dalis, kuriose pateikiami konkretūs tikslai, rezultatai ir veikla, kurie priskiriami tinkamiausiems komandos nariams, ir atliekami per nustatytus terminus ir biudžeto ribose. Yra du DPS tipai: rezultatais grįstas arba etapais grįstas tipas, priklausomai nuo to, kas daro projektą lengviau valdomą.
Norint tinkamai valdyti projektą, svarbu žinoti, kurios užduotys reikalingos, kaip jos susijusios ir kaip jas galima suskaidyti. Taip pat yra svarbūs laiko ir išteklių apribojimai, kuriuos numatydama, DPS palengvina biudžetų ir tvarkaraščių sudarymą. Įžvalgios komandos narių žinios taip pat leidžia efektyviai deleguoti užduotis, o tai gali padėti pasiekti projekto tikslus ir išlaikyti komandos narius motyvuotus.
Atsižvelgiant į projekto sudėtingumą, yra nuo 3 iki 4 DPS lygiai:
1.Projekto tikslas
2.Projekto uždaviniai
3.Projekto rezultatai
4.Veikla
Šaltinis: www.unsplash.com