Tema Nr. 4 Projekto kaštų valdymas
Projekto kaštų valdymas yra nenutrūkstamas procesas, leidžiantis valdyti bendrus projekto finansus, t.y. planuoti, stebėti ir kontroliuoti projekto biudžetą nuo pradinio planavimo etapo iki projekto užbaigimo. Projekto kaštų valdymo procesas galimas, kai aiški projekto apimtis, terminai ir rezultatai.
- Pirmasis projekto kaštų valdymo žingsnis yra išteklių planavimas, pradedantis DPS. Čia įvertinami ištekliai, reikalingi projekto numatytiems tikslams (suskirstyti pagal veiklas ir užduotis, kaip analizuota anksčiau) įvykdyti. Tyrimo duomenys ir palyginamų atvejų istorinė informacija gali būti naudojami nustatant, kurie ištekliai reikalingi projektui užbaigti. Tokie ištekliai apima:
Projekto kaštų valdymo procesas. Maria Kouri diagrama
- Darbuotojus: kas yra projekto komandos nariai, kokių konkrečių gebėjimų reikia projektui įgyvendinti ir koks narių santykis su projekto komanda (ar jie yra darbuotojai, ar jie yra kolegos iš išorės?)
- Įrangą: kokia įranga, infrastruktūra ir medžiagos reikalingos (pvz., mašinos, programinė įranga, kanceliariniai reikmenys, žaliavos produkcijos gamybai ir kt.)
- Rinkodarą: kokie ištekliai reikalingi projekto tikslams ir rezultatams viešinti bei komunikacijai vykdyti
- Mokymus: ar reikės papildomų mokymų, kad būtų galima susidoroti su galimais pokyčiais projekto metu?
- Kitus aspektus: tai yra konkretaus projekto išteklių aspektai (pvz., reikalingos kelionės, išorinių bendradarbių įtraukimas, konsultavimo paslaugos ir kt.).
- Antras žingsnis – įvertinti kaštus. Čia galima apskaičiuoti įvairius Išlaidų įvertinimo metodus, kad būtų galima numatyti kiekvieno darbo elemento ir veiklos kiekį (pvz., Istorinė informacija, rinkos tyrimai, parametriniai modeliai ir kt.). Kadangi įverčiai yra pagrįsti duomenimis ir (pagrįstomis) hipotezėmis, jie turėtų būti nuolat tobulinami atsižvelgiant į projekto metu gautą informaciją. Norint atsižvelgti į neapibrėžtumus, taip pat reikėtų įvertinti nenumatytų atvejų kaštus.
- Projekto biudžete kaštų sąmatos paskirstomos laike, atsižvelgiant į tai, kada pagal projekto tvarkaraštį bus patiriamos kiekvienos išlaidos. Tokiu būdu sukuriamas finansinis dokumentas projekto vykdymui (biudžetas).
Biudžetui rengti gali būti naudojamos skaičiuoklės, o kaštų prielaidos turi būti pažymėtos ir stebimos, kad būtų galima sekti nukrypimus. Norint patvirtinti biudžetą, reikia gauti vadovų ir (arba) suinteresuotųjų šalių pritarimą.
Atkreipkite dėmesį į skirtumą tarp projekto biudžeto ir kaštų lygio. Pastarasis yra patvirtintas ir etapais suskirstytas projekto biudžetas. Parengus biudžetą, pvz., 4 milijonų eurų, rėmėjas neperduos 4 milijonų eurų pirmąją projekto dieną. Projekto metu lėšos bus periodiškai skiriamos, kai jų prireiks. Biudžeto etapai nurodo, kada jums reikės šių lėšų.
- Paskutinis žingsnis yra kaštų kontrolė, t.y. tolesnis sąnaudų lygio stebėjimas, siekiant laiku nustatyti neatitikimus ir imtis taisomųjų veiksmų, kuriuos galima pristatyti rezultatuose.
šaltinis: www.unsplash.com