Tema Nr. 5 Projekto komunikacijos valdymas
Komunikacija projekte yra ypač svarbi, nes norint įgyvendinti projektą reikalingas komandinis, komunikacija grįstas darbas, ir, taip pat apie projektą reikia nuolat, atitinkamai, efektyviai ir tinkamai pranešti suinteresuotosioms šalims, atsižvelgiant į jų įsitraukimo lygį (žr. „Projekto suinteresuotųjų šalių valdymas“).
Projekto komunikacijos valdymas yra susijęs su visa veikla, apimančia planuojamą pranešimų ir informacijos apie projektą kūrimą, rinkimą, saugojimą ir platinimą konkrečiai auditorijai. Jo procesai apima:
- Komunikacijos planavimą
- Komunikacijos valdymą
- Komunikacijos stebėjimą
Komunikacijos valdymo planavimas
Pirmasis žingsnis – sukurti projekto komunikacijos valdymo planą, kuris apibrėžia, kas, kam, kaip, kada ir kieno bus siunčiama. Reikėtų atsižvelgti į šiuos veiksnius:
- Tikslą: koks yra bendravimo tikslas? Pernelyg didelis informacijos srautas gali būti labiau žalingas nei naudingas, todėl bendrauti reikėtų tik tada, kai yra skatinama projekto eiga ir užbaigimas.
- Auditoriją: į ką komunikacija yra nukreipta? Kokio lygio informaciją reikėtų perduoti kiekvienai tikslinei auditorijai? Skirtingoms projekto suinteresuotosioms šalims reikalingas skirtingas informacijos lygis ir dažnis. Todėl komunikacijos plane turėtų būti suinteresuotųjų šalių (pvz., komandos narių, rėmėjų, klientų ir kitų suinteresuotųjų šalių) sąrašas ir atsižvelgta į jų bendravimo lūkesčius.
- Pranešimą: Kiekvienos suinteresuotųjų šalių grupės pranešimo formatas, turinys (įskaitant kalbą, techninio lygio ar išsamumo lygį) turėtų būti kruopščiai apgalvotas, siekiant užtikrinti, kad tinkama informacija tinkamu laiku būtų perduota reikiamiems žmonėms.
- Kanalą: kaip, kada ir kokiu dažniu bus pristatytas pranešimas?
Komunikacijos planas turėtų apimti visas suinteresuotąsias šalis, siekti išlaikyti jų paramą ir neleisti rastis netikėtumams.
Projekto komunikacijos valdymas
Šis žingsnis apima komunikacijos plano vykdymą, kurį sudaro: duomenų rinkimas ir analizė, pranešimų generavimas, platinimas, rinkimas, saugojimas/archyvavimas, paieška ir šalinimas. Jei reikia atsižvelgti į besikeičiančias aplinkybes ir pateiktą grįžtamąjį ryšį, svarbu reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti komunikacijos planą.
Projekto komunikacijos stebėjimas
Projekto komunikacijos stebėjimas ir kontrolė vyksta viso projekto gyvavimo ciklo metu, ir yra numatyti komunikacijos plane. Jame nurodoma, kad planas buvo įgyvendintas teisingai, komunikacija buvo skleidžiama ir aiškinama kaip planuota, taip pat buvo tinkamai pateiktas grįžtamasis ryšys.