Rizikos, kaštų ir terminų valdymo svarba gali labai skirtis, atsižvelgiant į projekto pobūdį ir kontekstą, kuriame jis bus vykdomas. Rizikos, kaštų ir terminų prognozavimas daugiausia atliekamas projekto pradžioje. Tačiau prognozavimo veikla ir toliau vykdoma viso projekto vykdymo metu, kad, esant poreikiui, būtų galima koreguoti trajektoriją.
Kaštų įvertinimas
Projektas ir jo biudžetas yra tarpusavyje susiję. Taigi svarbu sudaryti preliminarų biudžetą, nustatomą sudedant visas pajamas (tokias kaip projekto investicijų grąža ar viešosios dotacijos) ir išlaidas, patirtas vykdant projektą, tiek materialines, tiek žmogiškąsias išlaidas. Žr. keletą pavyzdžių.
Yra dvi pagrindinės biudžeto viršijimo priežastys: blogas išlaidų valdymas arba pradiniai apskaičiavimai, kurių nepavyko išlaikyti. Todėl būtina visą projekto vykdymo laiką nuolat atnaujinti faktinį biudžetą, kad jis būtų lyginamas su laikinuoju biudžetu, kad būtų aiškiai matoma biudžeto finansinė būklė.
Rizikos identifikavimas
Projektų valdyme neįmanoma visiškai išvengti rizikos, todėl, norėdami suvaldyti ją, naudokitės šiais patarimais:
SSGG analizė yra viena iš ankstyviausių ir svarbiausių veiklų, įgyvendintų kuriant projektą. Jis renka pagrindinę informaciją, gautą atlikus vidinę ir išorinę organizacijos diagnozę, atsižvelgiant į projektą ir rizikos analizę. Tada bus parengtas veiksmų planas, siekiant maksimaliai išnaudoti organizacijos stipriąsias puses, sumažinti išteklių, kurie įvardijami kaip trūkumai, naudojimą, pasinaudoti galimybėmis ir išvengti grėsmių arba paversti jas galimybėmis.
Nenumatytų atvejų planas
Nenumatytų atvejų planas apibrėžia žingsnius, jei įvyktų nustatytas rizikos įvykis. Projekto valdymo srityje nenumatytų atvejų planas yra pagrindinis projekto rizikos valdymo plano komponentas. Nenumatytų atvejų planas iš esmės yra „planas B“. Tai yra atsarginis planas, kai kažkas įvyksta kitaip, nei tikėtasi.
Nenumatytų atvejų planai gali būti sudaromi tik nustatytai rizikai, nes neįmanoma planuoti nenustatytos rizikos. Nenumatytų atvejų planai nėra kuriami ne tik siekiant numatyti klaidas ir nesėkmes, bet ir norint pasinaudoti strateginėmis galimybėmis. Pavyzdžiui, nenumatytų atvejų plane nurodoma, kaip į projektą galite įtraukti naujai pristatytą programinę įrangą.
Šaltinis: www.istockphoto.com