Tópico 1 Gestão de stakeholders do projeto

Um stakeholder corresponde a um indivíduo, grupo ou organização que pode influenciar, ser influenciado ou sentir-se influenciado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto.

O processo de gestão de stakeholders do projeto inclui:

  • o planeamento da gestão dos stakeholders;
  • a gestão do envolvimento dos stakeholders;
  • o controlo do envolvimento dos stakeholders.

Planeamento da gestão dos stakeholders

O primeiro passo centra-se na identificação dos stakeholders que podem impactar ou ser afetados por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Para o efeito, podem ser consultados grupos ou indivíduos com formação especializada, nomeadamente:

  • quadros superiores ou gestores de projeto com experiência relevante;
  • outros departamentos organizacionais;
  • principais stakeholders;
  • peritos e consultores;
  • grupos industriais, associações profissionais, organismos reguladores, organizações não governamentais (ONG).

Também pode ser criado um registo de stakeholders que sintetize todos os seus detalhes, como, por exemplo:

  • informação de perfil: nome, cargo, função no projeto, etc.;
  • informação de avaliação: requisitos e expetativas, impacto e interesse no projeto, etc.;
  • Classificação: interno/externo à organização, nível de compromisso, etc.

Análise dos stakeholders

Tal como apresentado no âmbito de projeto, um dos passos iniciais corresponde à recolha e gestão dos requisitos e expetativas dos stakeholders, uma vez que os seus interesses e envolvimento podem ter um impacto positivo ou negativo no desempenho ou conclusão do projeto.

Através da análise dos stakeholders, são recolhidas e analisadas informações quantitativas e qualitativas sobre os mesmos para determinar a prioridade dos seus interesses durante o projeto. Esta análise ajuda a identificar, além dos interesses, expetativas, requisitos, envolvimento, interdependências e influência dos stakeholders no projeto. Consequentemente, também analisa o seu potencial impacto no sucesso do projeto, uma vez que este é influenciado pelo controlo que os stakeholders exercem sobre um projeto. De facto, os resultados dependem do nível de envolvimento dos stakeholders nas diferentes fases do projeto  de, assim, provocarem mudanças nesses resultados de acordo com as suas necessidades e exigências.

Nível de envolvimento dos stakeholders

É expectável que os stakeholders não estejam igualmente posicionados em relação ao projeto e aos respetivos resultados. A análise dos stakeholders revela o seu nível de envolvimento, permitindo a sua categorização como:

  • não informados: desconhecem o projeto e os seus impactos potenciais;
  • resistentes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais, mas permanecem resistentes à mudança;
  • neutros: estão conscientes do projeto, mas nem o apoiam, nem resistem ao mesmo;
  • apoiantes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais e apoiam a mudança;
  • líderes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais e estão ativamente empenhados em assegurar o seu sucesso.
Stakeholders Não informados Resistentes Neutros Apoiantes Líderes
Stakeholder 1
X
Stakeholder 2
X
Stakeholder 3
X

Posição do stakeholder e ações a concretizar

Consequentemente ao seu envolvimento, podem ser tomadas decisões no que se refere à intensidade e frequência das comunicações com os stakeholders e à sua participação no projeto e nos seus resultados. Uma ferramenta útil nesta dimensão é a Matrix de Interesses:

  • Potência máxima, pessoas altamente interessadas (gerir de perto): deve envolver-se plenamente estas pessoas, desenvolvendo todos os esforços para as satisfazer;
  • Potência máxima, pessoas menos interessadas (manter satisfação): deve desenvolver-se trabalho suficiente para manter estas pessoas satisfeitas, de modo a que não se aborreçam com a sua mensagem;
  • Potência reduzida, pessoas altamente interessadas (manter informação): deve informar-se adequadamente estas pessoas, falando com as mesmas para garantir que não surgem questões importantes. Nesta categoria, as pessoas podem muitas vezes ser importantes em detalhes do projeto;
  • Potência reduzida, pessoas menos interessadas (monitorizar): deve monitorizar-se estas pessoas, mas não as fastigando com comunicação excessiva.

Gestão do envolvimento dos stakeholders

A gestão do envolvimento dos stakeholders refere-se ao processo de comunicação e de colaboração com os mesmos para satisfazer as suas necessidades, requisitos e expetativas, no contexto dos limites estabelecidos pelo âmbito de projeto. Tem como principal objetivo manter o apoio contínuo dos stakeholders ao projeto. Devem, portanto, ser utilizados métodos de comunicação personalizados, de acordo com o plano de comunicação e a Rede de Interesses. Paralelamente, os conflitos e insatisfação que possam surgir devem ser resolvidos, visando construir uma relação de confiança e respeito mútuo entre os stakeholders e a organização.

Controlo do envolvimento dos stakeholders

O nível de envolvimento dos stakeholders no projeto, além das relações entre os stakeholders da equipa do projeto e entre os diferentes stakeholders, deve ser acompanhado de perto e avaliado utilizando várias ferramentas de recolha de dados. Desta forma, a equipa do projeto pode manter-se a par dos resultados positivos ou negativos e ajustar as suas estratégias e planos para incrementar o envolvimento dos stakeholders e mantê-los satisfeitos e, assim, propensos a acompanhar e investir no projeto.