Tópico 1 O que é a fase de planeamento?
A fase de planeamento é uma parte essencial do ciclo de vida do projeto, uma vez que define o roteiro que será seguido pela equipa de gestão. Estabelece os detalhes e define os objetivos do projeto para satisfazer os requisitos estipulados pela organização. Durante esta fase, o gestor deve desenvolver as seguintes tarefas:
- criar um plano de projeto;
- desenvolver um plano de recursos;
- definir objetivos e medidas de desempenho;
- antecipar riscos, custos e prazos.
A fase de planeamento inclui as seguintes tarefas:
Estabelecer a visão e os resultados: estabelecer um objetivo comum. Definir o que é necessário fazer e respetivos prazos.
Identificar a equipa e definir responsabilidades: quem faz o quê? Criar uma lista detalhada e incluir informações de contato para facilitar a comunicação.
Desenvolver o plano inicial do projeto: ter um plano e finalizar os detalhes com a equipa na reunião de lançamento.
Definir métricas para o sucesso: Como será mensurado o projeto? O que o tornará bem sucedido? Definir as expetativas com antecedência.
Identificar potenciais riscos e estrangulamentos: preparar a equipa para potenciais problemas e bloqueios e ter um plano para que estes potenciais problemas e bloqueios possam ser ultrapassados rapidamente.
Estabelecer a logística para a comunicação da equipa: Como será desenvolvida a comunicação? Estabelecer um processo consistente (reuniões diárias, semanais, mensais) e determinar os meios de comunicação e a tecnologia específica a utilizar.
Escolher o processo de trabalho ou a metodologia de gestão de projeto: estabelecer as melhores práticas que a equipa irá seguir.
Decidir que ferramentas utilizar: certifique-se que todos têm as ferramentas adequadas e sabem como utilizá-las.
Agendar a reunião de lançamento: toda a equipa e stakeholders devem estar presentes, ainda que tal possa ocorrer através de videoconferência ou chamada telefónica.
Estabelecer a visão e os resultados: estabelecer um objetivo comum. Definir o que é necessário fazer e respetivos prazos.
Identificar a equipa e definir responsabilidades: quem faz o quê? Criar uma lista detalhada e incluir informações de contato para facilitar a comunicação.
Desenvolver o plano inicial do projeto: ter um plano e finalizar os detalhes com a equipa na reunião de lançamento.
Definir métricas para o sucesso: Como será mensurado o projeto? O que o tornará bem sucedido? Definir as expetativas com antecedência.
Identificar potenciais riscos e estrangulamentos: preparar a equipa para potenciais problemas e bloqueios e ter um plano para que estes potenciais problemas e bloqueios possam ser ultrapassados rapidamente.
Estabelecer a logística para a comunicação da equipa: Como será desenvolvida a comunicação? Estabelecer um processo consistente (reuniões diárias, semanais, mensais) e determinar os meios de comunicação e a tecnologia específica a utilizar.
Escolher o processo de trabalho ou a metodologia de gestão de projeto: estabelecer as melhores práticas que a equipa irá seguir.
Decidir que ferramentas utilizar: certifique-se que todos têm as ferramentas adequadas e sabem como utilizá-las.
Agendar a reunião de lançamento: toda a equipa e stakeholders devem estar presentes, ainda que tal possa ocorrer através de videoconferência ou chamada telefónica.
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Uma ferramenta relevante para a preparação da fase de planeamento é a Abordagem de Estrutura Lógica (AEL), um método utilizado para a conceção e apoio ao planeamento de projeto. A AEL é desenvolvida numa tabela com linhas e colunas que englobam cada aspeto básico do projeto e demonstram a relação lógica entre os componentes da tabela.
Abrange as seguintes tipologias de entradas:
- objetivos (finalidade/metas e resultados tangíveis);
- atividades necessárias para alcançar os objetivos;
- recursos necessários para implementar as atividades;
- pressupostos sobre os fatores externos e internos (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) que podem ter impacto no projeto;
- métricas que serão utilizadas para verificar se os objetivos foram alcançados.
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