Tópico 2 Carta de projeto
Um projeto é orientado por vários documentos. A carta de projeto é um documento inicial que autoriza formalmente a sua existência e permite ao gestor do projeto definir e aplicar recursos organizacionais às suas atividades.
Apresenta uma descrição de nível superior, geralmente reduzida (uma a duas páginas) do projeto e resume os principais pontos do âmbito, conteúdo e realização do projeto, como, por exemplo, orçamento, metas, caraterísticas dos produtos, etc., assim como identifica o seu gestor e os seus principais stakeholders. Uma carta de projeto bem concebida:
- define um esboço claro dos objetivos;
- descreve o âmbito, pressupostos e restrições;
- define a cronologia e o orçamento global;
- delega funções e responsabilidades;
- estabelece as principais etapas de avaliação e controlo.
Fonte: www.gettyimages.com
Uma carta de projeto pode incluir:
- finalidade ou meta;
- objetivos mensuráveis e critérios de sucesso;
- requisitos de nível superior;
- riscos de nível superior;
- cronograma síntese de etapas;
- orçamento resumido;
- lista de stakeholders;
- requisitos de aprovação (ou seja, o que constitui sucesso, quem toma decisões, quem assina o projeto);
- a designação do gestor, sua responsabilidade e nível de autoridade;
- nome e autoridade do patrocinador ou outra(s) pessoa(s) que autoriza(m) a carta de projeto.
Carta de projeto
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Meta: descreve as declarações de nível superior que contextualizam o que o projeto pretende alcançar, alinhado-se com os objetivos empresariais.
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Etapas: descreve os resultados ou eventos importantes que podem ser identificados como concluídos ou não concluídos numa data específica.
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Objetivos: descreve declarações de nível inferior relacionadas com os produtos e resultados específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e calendarizados do projeto.
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Orçamento resumido: apresenta informação sobre o orçamento preliminar para desenvolver o projeto.
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Requisitos: descreve as caraterísticas que os resultados do projeto proposto devem ter.
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Stakeholders: descreve os indivíduos, grupos ou organizações que podem ser afetados pelas atividades ou resultados do projeto.
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Riscos: descreve, a um nível superior, as áreas de risco mais significativas.
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Requisitos de aprovação: descreve os fatores que constituem o sucesso do projeto.
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Gestor: descreve as responsabilidades e o nível de autoridade do gestor.
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Patrocinador: identifica o financiador do projeto.
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Metas e objetivos do projeto.
- as metas correspondem a declarações de nível superior que fornecem um contexto geral de o que o projeto pretende alcançar e devem alinhar-se com os objetivos empresariais da organização;
- os objetivos são declarações de nível inferior que descrevem os produtos e resultados específicos e tangíveis do projeto. Devem ser bem definidos e ser SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e temporais, visando disponibilizar uma base sólida para a avaliação do grau de sucesso do projeto.
O sucesso é medido em termos de outputs, resultados e benefícios:
- o output de um projeto corresponde ao produto do projeto;
- um resultado corresponde à mudança derivada da utilização do produto do projeto;
- um benefício corresponde a uma melhoria mensurável a partir de um resultado.
S.M.A.R.T. objectives. Graph by Maria Kouri
No caso de um projeto ser gerido no contexto de uma organização, nunca é demais sublinhar que a carta de projeto deve apoiar a missão global e a estratégia a longo prazo da organização.
Uma estratégia empresarial pode ser considerada como uma força, um plano de ação a longo prazo que procura alcançar um conjunto de metas e de objetivos organizacionais que acabarão por apoiar a organização a alcançar a sua missão. Uma carta de projeto é um documento empresarial para empreender a gestão eficiente e eficaz de um projeto, a fim de apoiar a realização dos objetivos estratégicos.
Fonte: www.gettyimages.com