Tópico 2 Gestão de equipas de projeto

A gestão do tempo de projeto refere-se ao planeamento, gestão, monitorização e avaliação do tempo necessário e dispendido nas atividades do projeto, em estreita relação com os progressos planeados e efetivamente alcançados.

A gestão do tempo de projeto desenvolve-se a partir da EAP. Os módulos definidos são divididos nas atividades necessárias para concretizar o projeto, de acordo com as seguintes etapas:

  1. definição das atividades necessárias;
  2. sequenciação das atividades – é estabelecida a inter-relação entre as atividades, sendo definida a sequência eficiente para as concretizar;
  3. estimativa do tipo, qualidade e quantidade dos recursos necessários para cada atividade – pode incluir, entre outros, aspetos financeiros, materiais, intangíveis, infraestruturas e recursos humanos. Esta etapa é necessária para informar o orçamento do projeto (ver “Gestão de custos de projeto”).
  1. estimativa do tempo necessário para a conclusão de cada atividade – planeando também os potenciais fatores constrangedores ou a pesquisa necessária, pilotos, reuniões, etc;
  2. desenvolvimento do cronograma de atividades – implica o estabelecimento de prioridades e de prazos específicos, nos quais as atividades ou tarefas devem ser desenvolvidas e concluídas. Os atrasos podem prejudicar a conclusão atempada de todo o projeto, levando frequentemente ao aumento dos custos e à insatisfação dos stakeholders;
  3. estabelecimento de etapas de avaliação específicas – constituem pontos significativos no âmbito do projeto, que servem como marcadores de controlo e de avaliação para a sua implementação. São parte integrante do cronograma, que visa monitorizar a implementação do projeto de acordo com o calendário e especificações definidas. O controlo do cronograma deve contribuir para monitorizar e avaliar, mas também para agir sobre os resultados: um desvio do plano deve ser idealmente previsto ou evitado. Em alternativa, um desvio estabelecido deve conduzir a uma correção de trajetória e respetivas atualizações do plano. É necessário monitorizar o cronograma através de lembretes e de alertas. Uma ferramenta útil para programar as atividades e acompanhar o respetivo desempenho foi desenvolvida por Henry Gantt (1915) e é ainda hoje utilizada em várias versões.

DIAGRAMA DE GANTT

O diagrama de Gantt é uma ferramenta que permite monitorizar adequadamente o projeto. Possibilita a marcação das datas de início e de finalização – e, assim, a duração – das atividades e tarefas. Agrupando atividades semelhantes, permite uma visualização da respetiva sequência ao longo do tempo. O diagrama de Gantt não constitui apenas uma ferramenta de gestão do tempo, tendo sido desenvolvido para acompanhar o progresso da produção. Como tal, permite o acompanhamento do cronograma de atividades, mas também a sua conclusão atempada. Em algumas versões, os nomes dos membros das equipas responsáveis são também indicados em cada atividade.

Consequentemente, o diagrama de Gantt permite:

  • que todos os stakeholders envolvidos no projeto acompanhem o trabalho planeado e o seu posicionamento ao longo do tempo;
  • visualizar os dados de planeamento inicial e preparar exposições para futuras reprogramações ao nível do progresso do trabalho;
  • facilitar a exibição das tarefas agrupadas, possibilitando ter visões síntese do cronograma;
  • assegurar a coerência das funções no organigrama de trabalho;
  • validar certas tarefas necessárias antes de se passar à tarefa seguinte.

Observe o seguinte exemplo de Diagrama de Gantt: as atividades, a sua duração e data de início são listadas no eixo vertical (tarefa A, tarefa B, etc.), enquanto as datas do calendário são listadas no eixo horizontal (dias da semana). A duração das datas programadas de cada atividade é visualizada nas barras horizontais vermelhas. Observe-se, na sequência de atividades, na forma como as barras horizontais se seguem umas às outras, não deixando lacunas temporais. A atribuição de durações, através das barras horizontais, deve seguir os requisitos de cada projeto: pode seguir uma categorização diária (como este exemplo), semanal, quinzenal ou mesmo mensal.

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