Tópico 3 Gestão do tempo de projeto

A equipa de projeto engloba as pessoas que são designadas para trabalhar no projeto. Os membros da equipa podem trabalhar para a organização que lidera o projeto, ser contratados ou – no caso de projetos de colaboração – ser colaboradores dos stakeholders. A composição da equipa de projeto pode variar em função das competências que este exige. Contudo, uma vez que os projetos requerem competências e capacidades diversas – por exemplo, logística, administração financeira, marketing, produção, liderança, etc. -, uma equipa de projeto deve incluir indivíduos com várias competências que se complementem mutuamente.

A seleção dos membros da equipa é uma tarefa importante e não é fácil. A escolha dos indivíduos deve depender da sua potencial contribuição para o projeto, mas a realidade coloca frequentemente diferentes obstáculos nesse processo. No setor cultural, em particular, é frequentemente necessário trabalhar com uma determinada equipa, que pode ser entusiasta, mas que nem sempre tem conhecimentos suficientes. A aprendizagem ao longo da vida através de seminários, cursos online ou formação no local de trabalho apoia quem trabalha no setor cultural a melhorar os seus conhecimentos e aptidões.

Existem sete ferramentas e técnicas importantes para a construção de uma equipa de projeto forte e coesa:

1.desenvolver competências interpessoais e de equipa ou soft skills – resolução de conflitos, influência, trabalho colaborativo, motivação e negociação;

2.organizar formação – formação online, presencial, mentoring ou em contexto de trabalho é um fator motivacional reconhecido que também melhora as competências da equipa;

3.centralizar os membros da equipa – por exemplo, utilizar um espaço comum, onde esteja toda a informação dos projetos, onde sejam efetuadas as impressões, as reuniões, etc.;

4.encorajar a formação de equipas virtuais – vantajoso para recursos que podem não estar disponíveis onde se encontra, minimizando custos em termos de tempo e de deslocações;

5.reconhecer e recompensar – particularmente relevante para os membros da equipa que trabalham arduamente e são eficientes;

6.promover avaliações individuais e de equipa;

7.realizar reuniões regulares.

O gestor de projeto é responsável por uma variedade de tarefas ao longo da vida do projeto e mesmo após o seu encerramento. Tem a responsabilidade pela coordenação e gestão global do projeto. Consequentemente, planeia, executa e monitoriza-o, lidera a equipa, gere os stakeholders, as comunicações, os riscos e as questões emergentes. Supervisiona o projeto no dia-a-dia e é responsável por assegurar resultados de qualidade que satisfaçam os objetivos e constrangimentos identificados, bem como assegurar a utilização eficiente dos recursos atribuídos.

A cada membro da equipa são atribuídos papéis específicos, de acordo com as suas competências e capacidades, como, por exemplo:

  • gerir o orçamento – controlo financeiro;
  • gerir comunicações – marketing;
  • gerir as relações externas – comunicações, relações públicas e relações pessoais;
  • desenvolver os produtos a entregar – produção;
  • outras tarefas necessárias, de acordo com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um processo da fase do Âmbito de Projeto (Fase 4). Nele são organizadas as tarefas necessárias para implementar o projeto em módulos, contendo objetivos específicos, resultados e atividades, que são atribuídos adequadamente aos membros da equipa para serem realizados nos prazos e limites orçamentais estabelecidos. Existem dois tipos de EAP: baseado em produtos e baseado em fases, dependendo da forma como se pretende controlar e gerir o projeto.

Para uma gestão adequada do projeto, é definitivamente importante saber que tarefas são necessárias, como se inter-relacionam e como podem ser divididas, bem como sinalizar quais as restrições de tempo e de recursos. Neste contexto, a EAP possibilita a criação de orçamentos e de agendas ou cronogramas. O conhecimento profundo dos membros da equipa também permite a delegação eficiente dos módulos, levando à realização dos objetivos e mantendo os membros da equipa motivados.

Existem três a quatro níveis na EAP, dependendo da complexidade do projeto:

1.meta;

2.objetivos;

3.resultados;

4.atividades.