Tópico 4 Gestão do âmbito de projeto

O âmbito de projeto é parte integrante do processo de planeamento do projeto. Funciona como um mapa, uma vez que disponibiliza documentação baseada em investigação sobre todos os parâmetros necessários para completá-lo com sucesso. Consequentemente, identifica o que está incluído no projeto, incluindo recursos, tempo e pessoal, ajudando o gestor de projeto a evitar conflitos ou desvios dispendiosos com os stakeholders, que possam surgir durante a realização do projeto. Aponta, igualmente, os procedimentos para verificar e aprovar os resultados a alcançar. O âmbito de projeto ajuda a orientar a tomada de decisões e as atividades do projeto de uma forma qualitativa, eficiente em termos de recursos e tempo. Inclui:

  • as metas e objetivos;
  • as especificações dos produtos, bem como as atividades e a atribuição de recursos necessários para os alcançar de forma eficiente e qualitativa;
  • o cronograma;
  • a delegação de responsabilidades dos recursos humanos;
  • os processos de documentação, rastreio, monitorização e avaliação.

Os principais passos na gestão do âmbito de projeto são:

1.Gestão do Âmbito de Planeamento: documento que inclui uma declaração do âmbito de projeto e os resultados e requisitos esperados do  mesmo;

2.Requisitos de recolha: através de vários métodos de investigação (por exemplo, entrevistas, questionários, sessões com focus groups, etc.), as expetativas dos stakeholders são documentadas e depois “traduzidas” em orçamentos e resultados, visando estabelecer os requisitos pragmáticos do projeto;

3.Definição de âmbito: descrição dos resultados do projeto;

4.Criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP): o projeto é distribuído aos membros da equipa, especificando os resultados, orçamento e agenda (ver “gestão da equipa de projeto”);

5.Âmbito de validação: o âmbito de projeto deve ser validado pelos executivos e stakeholders;

6.Âmbito de controlo: o âmbito de projeto deve ser controlado regularmente pelo gestor, visando assegurar o cumprimento das diferentes dimensões definidas.