Tópico 4 Gestão dos custos de projeto

1. O planeamento de recursos é o primeiro passo na gestão dos custos de projeto. Estimam-se os recursos necessários para completar os objetivos planeados, repartidos em atividades e tarefas, tal como analisado anteriormente. Podem ser utilizados dados de investigação e informação histórica de casos comparáveis (benchmarking) para determinar que recursos serão necessários para completar o projeto. Tais recursos incluem:

• pessoal: membros da equipa, capacidades específicas necessárias e colaboradores externos;
• equipamento: tipo de equipamento, infraestruturas e materiais necessários (por exemplo, equipamentos, software, consumíveis, produtos, etc.);
• marketing: recursos necessários para promover os objetivos e resultados do projeto e realizar comunicações;
• formação: formação adicional para fazer face a potenciais mudanças organizacionais decorrentes do projeto;
• artigos diversos: recursos específicos do projeto (por exemplo, viagens, contratação de colaboradores externos ou de serviços de aconselhamento, etc.).

2. O segundo passo é a estimativa de custo dos recursos. Podem ser utilizadas várias técnicas de estimativa de custos para prever o custo de cada módulo e atividade (por exemplo, informação histórica, pesquisa de mercado, modelos paramétricos, etc.). Como as estimativas são baseadas tanto em informação concreta como em hipóteses informadas, devem ser continuamente ajustadas durante o projeto. Deve igualmente ser estimado um custo para imprevistos.

3. Na orçamentação dos custos, as estimativas são definidas ao longo do tempo, dependendo das variáveis, de acordo com o calendário do projeto. Desta forma, é criado um documento financeiro para a sua execução (orçamento). As folhas de cálculo podem ser utilizadas para a elaboração do orçamento, sendo que as hipóteses de custos devem ser anotadas e monitorizadas para acompanhar os desvios orçamentados. A execução do orçamento carece de aprovação dos executivos e/ou stakeholders. Finalmente, verifique a diferença entre o orçamento do projeto e os custos base, ou seja, o orçamento de projeto faseado e aprovado. Uma vez estabelecido o orçamento, importa referir que o financiador não lhe vai entregar esse montante no primeiro dia do projeto. Disponibilizarão periodicamente os fundos ao longo da concretização do projeto, à medida que forem necessários. O orçamento faseado sinaliza essa necessidade.

4.A etapa final corresponde ao controlo de custos, nomeadamente o acompanhamento dos custos base, para identificar eventuais desvios, tomar medidas corretivas e acompanhar os resultados.