Tópico 4 Gestão dos custos de projeto

A gestão dos custos de projeto corresponde ao processo contínuo que permite a gestão financeira global do projeto, nomeadamente o planeamento, monitorização e controlo do orçamento, desde a sua fase inicial de estruturação até à sua conclusão. O processo de gestão dos custos de projeto desenvolve-se quando o âmbito, os prazos e os resultados do projeto são claros.

Título: Processo de Gestão de Custos de Projeto. Gráfico de Maria Kouri

 

  1. O planeamento de recursos é o primeiro passo na gestão dos custos de projeto. Estimam-se os recursos necessários para completar os objetivos planeados, repartidos em atividades e tarefas, tal como analisado anteriormente. Podem ser utilizados dados de investigação e informação histórica de casos comparáveis (benchmarking) para determinar que recursos serão necessários para completar o projeto. Tais recursos incluem:
  • pessoal: membros da equipa, capacidades específicas necessárias e colaboradores externos;
  • equipamento: tipo de equipamento, infraestruturas e materiais necessários (por exemplo, equipamentos, software, consumíveis, produtos, etc.);
  • marketing: recursos necessários para promover os objetivos e resultados do projeto e realizar comunicações;
  • formação: formação adicional para fazer face a potenciais mudanças organizacionais decorrentes do projeto;
  • artigos diversos: recursos específicos do projeto (por exemplo, viagens, contratação de colaboradores externos ou de serviços de aconselhamento, etc.).
  1. O segundo passo é a estimativa de custo dos recursos. Podem ser utilizadas várias técnicas de estimativa de custos para prever o custo de cada módulo e atividade (por exemplo, informação histórica, pesquisa de mercado, modelos paramétricos, etc.). Como as estimativas são baseadas tanto em informação concreta como em hipóteses informadas, devem ser continuamente ajustadas durante o projeto. Deve igualmente ser estimado um custo para imprevistos.
  1. Na orçamentação dos custos, as estimativas são definidas ao longo do tempo, dependendo das variáveis, de acordo com o calendário do projeto. Desta forma, é criado um documento financeiro para a sua execução (orçamento). As folhas de cálculo podem ser utilizadas para a elaboração do orçamento, sendo que as hipóteses de custos devem ser anotadas e monitorizadas para acompanhar os desvios orçamentados. A execução do orçamento carece de aprovação dos executivos e/ou stakeholders. Finalmente, verifique a diferença entre o orçamento do projeto e os custos base, ou seja, o orçamento de projeto faseado e aprovado. Uma vez estabelecido o orçamento, importa referir que o financiador não lhe vai entregar esse montante no primeiro dia do projeto. Disponibilizarão periodicamente os fundos ao longo da concretização do projeto, à medida que forem necessários. O orçamento faseado sinaliza essa necessidade.

4.A etapa final corresponde ao controlo de custos, nomeadamente o acompanhamento dos custos base, para identificar eventuais desvios, tomar medidas corretivas e acompanhar os resultados.

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