Tópico 5 Gestão das comunicações do projeto
A comunicação no contexto de um projeto é um aspeto de importância primordial. Em primeiro lugar, porque a realização de um projeto requer um trabalho de equipa baseado numa boa comunicação. Em segundo lugar, o projeto deve ser comunicado de forma eficaz e adequada aos stakeholders, de acordo com o seu nível de envolvimento (ver “Gestão dos Stakeholders do Projeto”).
A gestão das comunicações do projeto centra-se nas atividades relativas à geração, recolha, armazenamento e disseminação de mensagens e informações sobre o projeto a públicos específicos. Este processo inclui:
- planeamento das comunicações;
- gestão das comunicações;
- monitorização das comunicações.
Gestão do planeamento das comunicações
O primeiro passo é criar um plano de gestão das comunicações do projeto, para definir o que será enviado, a quem, como, quando e por quem. Devem ser considerados os seguintes fatores:
- objetivo: Qual é a finalidade da comunicação? O excesso de informação pode ser mais prejudicial do que benéfico, pelo que a comunicação só deve ser empreendida quando apoia a promoção e conclusão efetiva do projeto;
- audiência: Quem é o alvo da comunicação? Que nível de informação deve ser transmitido a cada público-alvo? Os diferentes stakeholders no projeto requerem diferentes níveis e frequência de informação. Por conseguinte, um plano de comunicação deve incluir uma lista de stakeholders (por exemplo, membros da equipa, patrocinadores, clientes, etc.) e abordar as suas expetativas de comunicação;
- mensagem: o formato e o conteúdo (incluindo língua, nível de tecnicidade ou detalhe) da mensagem para cada grupo de stakeholders deve ser cuidadosamente considerado para assegurar que a informação relevante será transmitida às pessoas certas no momento certo;
- canal: como, quando e com que frequência será entregue a mensagem.
O plano de comunicação deve abranger todos os stakeholders, manter o seu apoio e prevenir surpresas.
Gestão das comunicações
Esta etapa envolve a realização do plano de comunicação, nomeadamente a recolha e análise de dados, bem como a geração, distribuição, recolha, arquivo, recuperação e eliminação de mensagens. A revisão e atualização regular do plano de comunicação é fundamental para fazer face à alteração de circunstâncias do projeto e consoante o feedback recebido.
Monitorização das comunicações
A monitorização e o controlo das comunicações do projeto ocorre durante todo o seu ciclo de vida e os seus métodos e frequência estão previstos no plano de comunicação. A monitorização garante que o plano é implementado corretamente, a comunicação é divulgada e interpretada como planeado e o feedback relevante é devidamente recebido/fornecido.