Subiectul 1 Managementul părţilor interesate de proiect

O parte interesată (stakeholder) este o persoană, un grup sau o organizație care poate afecta, fi afectat(ă) de sau se percepe a fi afectat(ă) de o decizie, activitate sau rezultatul unui proiect.

Procesul de management al părților interesate include:

  • Planificarea managementului părților interesate
  • Gestionarea implicării părților interesate
  • Controlul implicării părților interesate

Planificarea managementului părților interesate

Primul pas este identificarea acelor părți interesate, care ar putea avea impact sau ar putea fi afectate de o decizie, activitate sau rezultat al proiectului. În acest scop, pot fi consultate grupuri sau persoane cu pregătire specializată, inclusiv:

  • Conducere superioară sau manageri de proiect cu experiență relevantă
  • Alte departamente organizatorice
  • Părți interesate cheie
  • Experți și consultanți
  • Grupuri industriale, asociații profesionale, organisme de reglementare, organizații neguvernamentale (ONG-uri)

De asemenea, ar putea fi creat un registru al părților interesate care să conțină toate detaliile legate de părțile interesate identificate, cum ar fi:

  • Informații despre profil (numele, funcția, rolul proiectului etc.)
  • Informații de evaluare (cerințe și așteptări, impactul și interesul proiectului etc.)
  • Clasificarea părților interesate (interni/ externi, nivel de implicare, etc.)

Analiza Părților Interesate

După cum a fost prezentat în scopul proiectului, unul dintre pașii inițiali este colectarea și gestionarea cerințelor și așteptărilor părților interesate, deoarece interesele și implicarea lor pot avea un impact pozitiv sau negativ asupra performanței sau finalizării proiectului.

Prin Analiza Părților Interesate, sunt colectate și analizate informații cantitative și calitative despre părțile interesate pentru a determina prioritizarea intereselor părților interesate în timpul proiectului. Această analiză ajută la identificarea intereselor, așteptărilor, cerințelor, implicării, interdependențelor și influenței părților interesate cu privire la proiect. Ulterior, examinează, de asemenea, impactul potențial al părților interesate asupra succesului proiectului, deoarece ultimul este influențat de influența părților interesate asupra unui proiect. Într-adevăr, rezultatele unui proiect depind de autoritatea pe care o pot lua părțile interesate, pentru a se implica în diferite faze ale proiectului și astfel să provoace modificări ale livrabilelor proiectului în funcție de nevoile și cerințele lor.

Nivelul de implicare a părților interesate

Este de așteptat ca nu toate părțile interesate să fie poziționate în mod egal față de proiect și rezultatele sale. Analiza părților interesate relevă nivelul de implicare a părților interesate, permițând clasificarea acestora ca:

  • Inconștient: părțile interesate nu sunt conștiente de proiect și de impacturile sale potențiale.
  • Rezistent: părțile interesate sunt conștiente de proiect și de impacturile sale potențiale, dar rămân rezistente la schimbări.
  • Neutru: părțile interesate sunt conștiente de proiect, dar nu sunt nici susținătoare, nici rezistente la acesta.
  • Sprijinitor: părțile interesate sunt conștiente de proiect și de impacturile sale potențiale și susțin schimbarea.
  • Conducător: părțile interesate sunt conștiente de proiect și de impacturile sale potențiale și sunt implicate activ în asigurarea succesului proiectului.
Parte interesată (Stakeholder) Inconștient Rezistent Neutru Sprijinitor Conducător
Parte interesată 1
X
Parte interesată 2
X
Parte interesată 3
X

Poziția părții interesate și acțiunile care trebuiesc întreprinse

În consecinţă, decisions can be made regarding the intensity and frequency of communications and involvement pot fi luate decizii cu privire la intensitatea și frecvența comunicărilor și implicarea în ceea ce privește proiectul și rezultatele sale. Un instrument util este Power-Interest Grid

  • Putere mare, oameni foarte interesați (Gestionați îndeaproape): trebuie să îi implicați pe deplin pe acești oameni și să faceți cele mai mari eforturi pentru a-i satisface.
  • Putere mare, oameni mai puțin interesați (Păstrați-i mulțumiți): lucrați suficient cu acești oameni pentru a-i menține mulțumiți, dar nu atât de mult încât să se plictisească de mesajul dvs.
  • Putere redusă, oameni foarte interesați (Păstrați-i informați): informați în mod adecvat aceste persoane, și discutați cu ei pentru a vă asigura că nu apar probleme majore. Persoanele din această categorie pot fi deseori foarte utile cu detaliile proiectului dumneavoastră.
  • Putere redusă, oameni mai puțin interesați (Monitorizați): monitorizați aceste persoane, dar nu le obosiți cu o comunicare excesivă.

Gestionarea implicării părților interesate

Gestionarea implicării părților interesate este procesul de comunicare și colaborare cu părțile interesate pentru a le cunoaşte nevoile, cerințele și așteptările în limitele stabilite de scopul proiectului. Scopul principal al acestui lucru este de a cultiva sprijinul continuu al părților interesate de proiect. Prin urmare, trebuie utilizate metode de comunicare personalizate și preferabile, conform planului de comunicații și al Power-Interest Grid. Mai mult, conflictul și nemulțumirea care pot apărea trebuie rezolvate pentru a construi o relație de încredere și respect reciproc între părțile interesate și organizație.

Controlul implicării părților interesate

Nivelul de implicare a părților interesate de proiect pe lângă relațiile dintre echipa proiectului-părțile interesate și între diferitele părți interesate trebuie să fie atent monitorizate și evaluate utilizând diverse instrumente de colectare de date. În acest fel, echipa proiectului poate rămâne în vârful rezultatelor pozitive sau negative și își poate regla strategiile și planurile pentru a implica mai mult părțile interesate în proiect și pentru a-i menţine mulțumiți și, prin urmare, investiţi.

Echipa de proiect cuprinde persoanele care sunt desemnate să lucreze la proiect. Membrii echipei pot lucra pentru organizație conducând proiectul, fiind contractanți externi sau – în cazul proiectelor de colaborare – membri ai personalului părților cooperante. Compoziția echipei de proiect poate varia în funcție de abilitățile cerute de proiect. Cu toate acestea, deoarece proiectele necesită aptitudini și abilități diverse (de exemplu. logistică, administrație financiară, marketing, producție, conducere etc.), o echipă de proiect ar trebui să includă persoane cu diverse abilități care se completează reciproc.

Selectarea membrilor echipei de proiect este o sarcină predominantă – dar nu ușoară. Alegerea indivizilor ar trebui să depindă de contribuția lor potențială la proiect, dar realitatea pune deseori obstacole pecuniare sau tactice. În special în sectorul cultural, trebuie lucrat adesea cu o echipă dată, care poate fi entuziastă, dar care nu poate avea întotdeauna cunoștințe suficiente Învățarea pe tot parcursul vieții prin seminarii, cursurile online sau instruirea la locul de muncă ajută oamenii care lucrează în sectorul cultural să își îmbunătățească abilitățile, cunoștințele și aptitudinile.

cubesproject