Subiectul 3 Managementul timpului proiectului
Managementul timpului proiectului se ocupă cu planificarea, administrarea, monitorizarea și evaluarea timpului necesar și petrecut pentru activitățile proiectului, în strânsă legătură cu progresul planificat și realizat efectiv.
Managementul timpului proiectelor se dezvoltă din WBS. Într-adevăr, pachetele de lucru ale WBS sunt descompuse în activități, care sunt necesare pentru realizarea proiectului.
- În consecință, activitățile necesare sunt definite. Acesta ar fi primul pas în Managementul timpului proiectelor .
- Apoi, activitățile sunt secvențiate; și anume, interacțiunea dintre activitățile proiectului este stabilită și este proiectată o secvență de lucru eficientă.
- Tipul, calitatea și cantitatea resurselor necesare pentru fiecare activitate sunt apoi estimate. Acestea pot include, printre altele, resurse financiare, materiale, necorporale, infrastructură și resurse umane. Acest pas este necesar pentru a informa bugetul proiectului (consultați „Managementul costului de proiect”).
- Într-o etapă următoare, se estimează durata necesară pentru finalizarea fiecărei activități, planificând, de asemenea, factorii potențiali de constrângere sau cercetările, piloții, întâlnirile etc.
- În consecință, este elaborat un program de activități. Aceasta implică stabilirea de priorități și stabilirea unor termene specifice, în care trebuie desfășurate și finalizate activități sau sarcini specifice. Din moment ce activitățile sunt secvențializate, necesitatea respectării termenelor nu poate fi subliniată suficient: întârzierile în unele activități pot dăuna finalizării la timp a întregului proiect, ducând deseori la creșterea costurilor și nemulțumirea părților interesate.
- De aceea, un program trebuie să includă repere specifice de evaluare. Acestea sunt puncte sau evenimente semnificative în cadrul proiectului, care servesc drept indicatori de control și evaluare pentru implementarea proiectului. Acestea fac parte integrantă din programul de control, care are ca scop monitorizarea implementării proiectului în conformitate cu programul și specificațiile. Inutil să spunem că un program de control trebuie utilizat nu numai pentru a monitoriza și evalua, ci și pentru a acționa asupra rezultatelor: ar trebui prevăzută și evitată în mod ideal o abatere de la plan. Alternativ, o abatere stabilită trebuie să conducă la o acțiune de corectare iminentă și la actualizări ulterioare ale planului.
Procesul de mai sus evidențiază abilitățile necesare pentru Managementul timpului proiectelor planificarea, stabilirea obiectivelor și stabilirea priorităților pentru o performanță mai bună. Este necesară urmărirea programului de timp prin reamintiri și alerte. Un instrument util pentru programarea activităților și urmărirea performanței a fost dezvoltat de Henry Gantt (1910-1915) și este încă folosit în diverse versiuni astăzi.
DIAGRAMA GANTT (GANTT CHART)
Diagrama Gantt este un instrument care ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun. Acesta se folosește pentru programarea datelor de început și sfârșit (= durata) activităților și sarcinilor. Mai mult, gruparea activităților similare oferă o vizualizare a secvențierii activităților în timp. Este o concepție greșită obișnuită că o diagramă Gantt este doar un instrument de management a timpului, dar a fost dezvoltat pentru a urmări progresul producției. Ca atare, o diagramă Gantt ajută la urmărirea programului de activitate dar și finalizarea la timp a sub-livrabilelor proiectului. În unele versiuni ale diagramei, numele membrilor echipei care sunt responsabili pentru fiecare activitate sunt, de asemenea, menționați pe diagramă.
În consecință, graficul Gantt permite:
- Să arătați tuturor părților interesate din proiect munca planificată și poziționarea ei în timp
- Să afișați datele inițiale de planificare și să pregătiți afișaje pentru reprogramarea viitoare și progresul lucrărilor
- Să facilitați afișarea sarcinilor de grupare, pentru a avea vizualizări sumare ale programului
- Să vă asigurați coerența cu descrierea postului din organigrama muncii
- Să validați anumite sarcini necesare înainte de a trece la următoarea
Source: www.gettyimages.com
Source: www.unsplash.com
Observați următorul exemplu de diagramă Gantt: activitățile, durata și data de începere a acestora sunt listate pe axa vertical (de exemplu. Sarcina A, Sarcina B etc.), și datele calendaristice pe axa orizontală (zilele săptămânii). Durata activităților este vizualizată ca bare orizontale roșii începând cu data de început și terminând la data de finalizare programată pentru fiecare activitate. Rețineți secvențierea activităților în modul în care barele orizontale se succed, fără a lăsa niciun interval de timp. Alocarea timpului pe bara orizontală poate urma cerințele fiecărui proiect: poate urma o clasificare de zi cu zi (cum ar fi exemplul de aici), o alocare de timp săptămânală, bi-săptămânală sau chiar lunară.
