Subiectul 4 Managementul costului proiectului

Managementul Costului Proiectului este procesul continuu care permite gestionarea financiară generală a proiectului, și anume planificarea, monitorizarea și controlul bugetului proiectului de la faza inițială de planificare până la finalizarea acestuia. Procesul de Management a Costului proiectelor are loc atunci când scopul proiectului, termenele și rezultatele sunt clare.

  1. Începând cu WBS, Planificarea Resurselor este primul pas în Managementul Costurilor Proiectelor. Aici sunt estimate resursele necesare realizării obiectivelor (defalcate pe activități și sarcini, așa cum am analizat anterior) planificate ale proiectului. Datele de cercetare și informațiile istorice ale cazurilor comparabile pot fi utilizate pentru a determina ce resurse vor fi necesare pentru finalizarea proiectului. Astfel de resurse includ:
  • Personal:  cine sunt membrii echipei de proiect, ce capacități specifice sunt necesare și care este relația lor cu echipa de proiect (sunt membri ai personalului sau sunt colaboratori externi?)
  • Echipament: ce tip de echipament, infrastructură și materiale sunt necesare (de exemplu. utilaje, software, consumabile, intrări pentru producția livrabilă etc.).
  • Marketing: ce resurse sunt necesare pentru promovarea obiectivelor și rezultatelor proiectului și realizarea comunicărilor?
  • Instruire: va fi necesară o pregătire suplimentară pentru a face față schimbărilor organizaționale potențiale care decurg din proiect?
  • Obiecte diverse: Acestea sunt considerente resurse specifice proiectului (de exemplu. călătorii necesare, angajarea colaboratorilor externi sau servicii de consiliere etc.).
  1. Al doilea pas este Estimarea Costului. Aici, o varietate de tehnici de estimare a costurilor pot fi folosite pentru a prezice cât costă fiecare pachet de lucru și activitate (de exemplu. informații istorice, cercetări de piață, modele parametrice etc.). Deoarece estimările se bazează pe date, precum și pe ipoteze (informate), acestea ar trebui să fie continuu rafinate în funcție de informațiile care apar în timpul proiectului. Pentru acoperirea incertitudinilor, ar trebui, de asemenea, estimat un cost de urgență.
  2. În Bugetarea Costurilor, estimările costurilor sunt alocate în timp, în funcție de momentul în care fiecare cost va fi suportat în conformitate cu programul proiectului. În acest fel se creează un document financiar pentru execuția proiectului (buget).

Procesul de Management a costului proiectelor. Grafic făcut de Maria Kouri

 

Foile de calcul pot fi utilizate pentru bugetare, în timp ce presupunerile de cost trebuiesc notate și monitorizate pentru a ține evidența devierilor de la buget. Pentru a implementa bugetul, trebuie obținute aprobări de către directori și/ sau părțile interesate.

În cele din urmă, rețineți diferența dintre bugetul proiectului și costul de bază. Acesta din urmă este bugetul proiectului aprobat, în etape temporale. Elaborând, după stabilirea bugetului, de exemplu, 4 milioane de euro, sponsorul nu vă va înmâna 4 milioane de euro în prima zi a proiectelor. Aceștia vor furniza fonduri periodic în timpul proiectului, atunci când sunt necesare. Bugetul pe etape le indică când veți avea nevoie de aceste fonduri.

  1. Ultimul pas este Controlul Costurilor, și anume monitorizarea consecventă a costului de bază, pentru a identifica diferențele la timp, a lua măsuri corective și a urmări rezultatele.
cubesproject