Subiectul 5 Managementul comunicațiilor de proiect

Comunicarea în cadrul unui proiect este de primă importanță, în primul rând pentru că realizarea unui proiect necesită munca în echipă care se bazează pe o comunicare bună și, în al doilea rând, proiectul trebuie să fie comunicat în mod constant, în consecință, eficient și adecvat părților interesate, în funcție de nivelul lor de implicare (vedeți “Managementul Părților Interesate de Proiect”).

Managementul Comunicațiilor de Proiect  se referă la toate activitățile legate de generarea, colectarea, stocarea și difuzarea planificată a mesajelor și informațiilor referitoare la proiect către anumite categorii de public. Procesele sale includ:

  • Planificarea comunicațiilor
  • Gestionarea comunicațiilor
  • Monitorizarea comunicațiilor

Managementul planificării comunicațiilor

Primul pas este crearea unui plan de management al comunicațiilor de proiect, pentru a defini ce va fi trimis, cui, cum, când și de către cine. Ar trebui luați în considerare următorii factori:

  • Obiectiv: Care este scopul comunicării? Inundarea excesivă cu informații poate fi mai dăunătoare decât benefică, așadar comunicarea trebuie realizată numai atunci când acestea susțin promovarea și finalizarea efectivă a proiectului.
  • Audienţă: Cine vizează comunicarea? Ce nivel de informații ar trebui să fie transmis fiecărui public țintă? Diferitele părți interesate din proiect necesită niveluri și frecvență diferite de informații. Prin urmare, un plan de comunicații ar trebui să includă o listă a părților interesate (de exemplu. membri ai echipei, sponsori, clienți, alte părți interesate etc.) și să răspundă așteptărilor lor de comunicare.
  • Mesaj: Formatul, conținutul (including language, level of technicality or detail), mesajului pentru fiecare grup de părți interesate ar trebui să fie atent analizate pentru a se asigura că informațiile relevante sunt transmise persoanelor potrivite la momentul potrivit.
  • Canal: Cum, când și cu ce frecvență va fi transmis mesajul?

Planul de comunicații ar trebui să acopere toate părțile interesate, să le asigure și să păstreze sprijinul lor, precum și să prevină surprize.

Gestionarea comunicărilor de proiect

Acest pas implică realizarea planului de comunicații; și anume, colectarea și analiza datelor, precum și generarea, distribuția, colectarea, stocarea/ arhivarea, recuperarea și eliminarea mesajelor. Revizuirea și actualizarea periodică a planului de comunicații, după cum este necesar, sunt esențiale pentru a aborda circumstanțele în schimbare și pentru a oferi feedback.

Monitorizarea comunicărilor de proiect

Monitorizarea și controlul comunicațiilor de proiect au loc pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, iar metodele și frecvența acestuia sunt prevăzute în planul de comunicații. Include faptul că planul a fost implementat corect, comunicarea a fost diseminată și interpretată conform planificării și feedback-ul relevant a fost furnizat în mod corespunzător.

cubesproject