Subiectul 1 Managementul părţilor interesate de proiect

{:en}A stakeholder is an individual, group, or organisation who may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project.

The project stakeholder management process includes:

  • Planning stakeholder management
  • Managing stakeholder engagement
  • Controlling stakeholder engagement

Planning stakeholder management

The first step is to identify those stakeholders, who could impact or be impacted by a project decision, activity, or outcome. To this end, groups or individuals with specialised training can be consulted, including:

  • Senior management or project managers with relevant experience
  • Other organisational departments
  • Key stakeholders
  • Experts and consultants
  • Industry groups, professional associations, regulatory bodies, non-governmental organisations (NGOs)

A stakeholder register could also be created to contain all details related to the identified stakeholders, such as:

  • Profile information (name, position, project role etc.)
  • Assessment information (requirements and expectations, project impact and interest, etc.)
  • Stakeholder classification (internal/external, engagement level, etc.)

Source: www.unsplash.com

Stakeholder analysis

As presented the project scope, one of the initial steps is collecting and managing the requirements and expectations of stakeholders, as their interests and involvement may impact positively or negatively on the project’s performance or completion.

Through Stakeholder Analysis, quantitative and qualitative information on the stakeholders is gathered and analysed to determine the prioritisation of stakeholder interests during the project. This analysis helps to identify the interests, expectations, requirements, involvement, interdependencies and influence of stakeholders about the project. Subsequently, it also examines the stakeholders’ potential impact on project success, since the later is influenced by the sway stakeholders have over a project. Indeed, a project’s deliverables depend on the authority stakeholders may take, to become involved in different project phases and thus prompt changes in the project’s deliverables according to their needs and requirements.

Source: www.unsplash.com

The engagement level of the stakeholders

It is expected that not every stakeholder shall be equally positioned to the project and its deliverables. The stakeholder analysis reveals the engagement level of stakeholders, enabling their categorisation as:

  • Unaware: stakeholders are unaware of the project and its potential impacts.
  • Resistant: stakeholders are aware of the project and its potential impacts, but remain resistant to change.
  • Neutral: stakeholders are aware of the project, yet they are neither supportive nor resistant to it.
  • Supportive: stakeholders are aware of the project and its potential impacts and are supportive to change.
  • Leading: stakeholders are aware of the project and its potential impacts and are actively engaged in ensuring the project’s success.

Stakeholder

Unaware

Resistant

Neutral

Supportive

Leading

Stakeholder 1

X

Stakeholder 2

X

Stakeholder 3

X

Position of the stakeholder and actions to take

Accordingly, decisions can be made regarding the intensity and frequency of communications and involvement in regards to the project and its deliverables. A useful tool is the Power-Interest Grid

  • High power, highly interested people (Manage Closely): you must fully engage these people, and make the greatest efforts to satisfy them.
  • High power, less interested people (Keep Satisfied): put enough work in with these people to keep them satisfied, but not so much that they become bored with your message.
  • Low power, highly interested people (Keep Informed): adequately inform these people, and talk to them to ensure that no major issues are arising. People in this category can often be very helpful with the detail of your project.
  • Low power, less interested people (Monitor): monitor these people, but do not tire them with excessive communication.

Source: www.gettyimages.com

Manage stakeholder engagement

Managing stakeholder engagement is the process of communicating and collaborating with stakeholders to meet their needs, requirements and expectations within the boundaries set by the project scope. The main aim of this is to cultivate the stakeholders’ continuous support of the project. Therefore, customised and preferable communication methods must be used, according to the communications plan and the Power-Interest Grid. Moreover, conflict and dissatisfaction that may arise need to be resolved to build a relationship of trust and mutual respect between the stakeholders and the organization.

Control stakeholder engagement

The stakeholder level of engagement with the project in addition to the relationships between project team-stakeholders and among different stakeholders must be closely monitored and evaluated using various data-gathering tools. This way the project team can stay on top of positive or negative results and adjust its strategies and plans to engage further the stakeholders with the project and keep them content and, thus, invested.

INITIATING

Identify stakeholders

PLANNING

Plan stakeholder management

EXECUTING

Manage stakeholder involvement

CONTROL EVALUATION

Monitor and evaluate stakeholder engagement

CLOSING

Get final feedback{:}{:pt}

Um stakeholder corresponde a um indivíduo, grupo ou organização que pode influenciar, ser influenciado ou sentir-se influenciado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto.

O processo de gestão de stakeholders do projeto inclui:

  • o planeamento da gestão dos stakeholders;
  • a gestão do envolvimento dos stakeholders;
  • o controlo do envolvimento dos stakeholders.

Planeamento da gestão dos stakeholders

O primeiro passo centra-se na identificação dos stakeholders que podem impactar ou ser afetados por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Para o efeito, podem ser consultados grupos ou indivíduos com formação especializada, nomeadamente:

  • quadros superiores ou gestores de projeto com experiência relevante;
  • outros departamentos organizacionais;
  • principais stakeholders;
  • peritos e consultores;
  • grupos industriais, associações profissionais, organismos reguladores, organizações não governamentais (ONG).

Também pode ser criado um registo de stakeholders que sintetize todos os seus detalhes, como, por exemplo:

  • informação de perfil: nome, cargo, função no projeto, etc.;
  • informação de avaliação: requisitos e expetativas, impacto e interesse no projeto, etc.;
  • Classificação: interno/externo à organização, nível de compromisso, etc.

Source: www.unsplash.com

Análise dos stakeholders

Tal como apresentado no âmbito de projeto, um dos passos iniciais corresponde à recolha e gestão dos requisitos e expetativas dos stakeholders, uma vez que os seus interesses e envolvimento podem ter um impacto positivo ou negativo no desempenho ou conclusão do projeto.

Através da análise dos stakeholders, são recolhidas e analisadas informações quantitativas e qualitativas sobre os mesmos para determinar a prioridade dos seus interesses durante o projeto. Esta análise ajuda a identificar, além dos interesses, expetativas, requisitos, envolvimento, interdependências e influência dos stakeholders no projeto. Consequentemente, também analisa o seu potencial impacto no sucesso do projeto, uma vez que este é influenciado pelo controlo que os stakeholders exercem sobre um projeto. De facto, os resultados dependem do nível de envolvimento dos stakeholders nas diferentes fases do projeto  de, assim, provocarem mudanças nesses resultados de acordo com as suas necessidades e exigências.

Source: www.unsplash.com

Nível de envolvimento dos stakeholders

É expectável que os stakeholders não estejam igualmente posicionados em relação ao projeto e aos respetivos resultados. A análise dos stakeholders revela o seu nível de envolvimento, permitindo a sua categorização como:

  • não informados: desconhecem o projeto e os seus impactos potenciais;
  • resistentes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais, mas permanecem resistentes à mudança;
  • neutros: estão conscientes do projeto, mas nem o apoiam, nem resistem ao mesmo;
  • apoiantes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais e apoiam a mudança;
  • líderes: estão conscientes do projeto e dos seus impactos potenciais e estão ativamente empenhados em assegurar o seu sucesso.

Stakeholders

Não informados

Resistentes

Neutros

Apoiantes

Líderes

Stakeholder 1

 

X

Stakeholder 2

 

X

Stakeholder 3

 

X

Posição do stakeholder e ações a concretizar

Consequentemente ao seu envolvimento, podem ser tomadas decisões no que se refere à intensidade e frequência das comunicações com os stakeholders e à sua participação no projeto e nos seus resultados. Uma ferramenta útil nesta dimensão é a Matrix de Interesses:

  • Potência máxima, pessoas altamente interessadas (gerir de perto): deve envolver-se plenamente estas pessoas, desenvolvendo todos os esforços para as satisfazer;
  • Potência máxima, pessoas menos interessadas (manter satisfação): deve desenvolver-se trabalho suficiente para manter estas pessoas satisfeitas, de modo a que não se aborreçam com a sua mensagem;
  • Potência reduzida, pessoas altamente interessadas (manter informação): deve informar-se adequadamente estas pessoas, falando com as mesmas para garantir que não surgem questões importantes. Nesta categoria, as pessoas podem muitas vezes ser importantes em detalhes do projeto;
  • Potência reduzida, pessoas menos interessadas (monitorizar): deve monitorizar-se estas pessoas, mas não as fastigando com comunicação excessiva.

Source: www.gettyimages.com

Gestão do envolvimento dos stakeholders

A gestão do envolvimento dos stakeholders refere-se ao processo de comunicação e de colaboração com os mesmos para satisfazer as suas necessidades, requisitos e expetativas, no contexto dos limites estabelecidos pelo âmbito de projeto. Tem como principal objetivo manter o apoio contínuo dos stakeholders ao projeto. Devem, portanto, ser utilizados métodos de comunicação personalizados, de acordo com o plano de comunicação e a Rede de Interesses. Paralelamente, os conflitos e insatisfação que possam surgir devem ser resolvidos, visando construir uma relação de confiança e respeito mútuo entre os stakeholders e a organização.

Controlo do envolvimento dos stakeholders

O nível de envolvimento dos stakeholders no projeto, além das relações entre os stakeholders da equipa do projeto e entre os diferentes stakeholders, deve ser acompanhado de perto e avaliado utilizando várias ferramentas de recolha de dados. Desta forma, a equipa do projeto pode manter-se a par dos resultados positivos ou negativos e ajustar as suas estratégias e planos para incrementar o envolvimento dos stakeholders e mantê-los satisfeitos e, assim, propensos a acompanhar e investir no projeto.

INICIATIVA

Identificar os stakeholders

PLANEAMENTO

Planear a gestão dos stakeholders

EXECUÇÃO

Gerir o envolvimento dos stakeholders

CONTROLO AVALIAÇÃO

Monitorizar e avaliar o envolvimento dos stakeholders

FINALIZAÇÃO

Obter feedback final

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