Subiectul 2 Carta proiectului (Project charter)

{:en}A project is guided by several documents. The project charter is an initial document that formally authorises the project’s existence and enables the project manager to apply organisational resources to the project’s activities.

It offers a high-level, usually short (1-2 pages) description of the project, and summarises the main points of the project’s scope, content and realization (e.g. budget, milestones, characteristics of deliverables, etc.); the project’s manager; and, the project’s important stakeholders. Indeed, a well-designed project charter:

  • Offers a clear outline of the project objectives
  • Describes the project scope, assumptions and constraints
  • Defines the project’s timeline and overall budget
  • Delegates roughly roles and responsibilities
  • Sets core milestones for evaluation and control

Source: www.gettyimages.com

A project charter can include the following:

  • purpose or goal of the project
  • measurable project objectives and success criteria
  • high-level requirements
  • high-level risks
  • summary milestone schedule
  • summary budget
  • stakeholder list
  • approval requirements (i.e., what constitutes success, who decides on that, who signs off on the project)
  • an assigned project manager, responsibility, and authority level
  • name and authority of the sponsor or other person(s) authorising the project charter

Project Charter

Project goal: describe high level statements that provide overall context for what the project is trying to achieve and should align to business goals.

Summary milestone: describe deliverables or major events that may be identified as completed or not completed on a specified date.

Project objectives: describe lower level statements related to the project’s specific, measurable, achievable, realistic and time-bound products and deliverables.

Summary budget: enter the preliminary budget information needed to support the project.

Project requirements: describe what characteristics the proposed project products must have.

Stakeholders: describe an individual, group, or organization who may be affected by the project activity or result.

Project risks: describe at a high level the most significant areas of risk for this project.

Approval requirements: what constitutes project success?

Project manager: describe responsibilities and authority level of the project manager.

Sponsor: who is funding the project?

Clarifying, Goals and Objectives describe the project’s aims.

  • Goalsare high-level statements providing overall context for what the project is trying to achieve, and should align to the organisation’s business goals.
  • Objectivesare lower level statements describing the project’s specific, tangible products and deliverables. Objectives must be well-defined: namely, Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Realistic and Time-bound (SMART), to provide a solid basis for the evaluation of the project’s degree of success.

Success is measured in terms of outputs, outcomes and benefits:

  • A project’s output is the project’s deliverable.
  • An outcome is the result of the change derived from using the project’s output (deliverable).
  • A benefit is a measurable improvement from an outcome.

S.M.A.R.T. objectives. Graph by Maria Kouri

In the case that a project is managed within the boundaries of an organisation, it cannot be stressed enough that the project charter should not antagonise, but support the organisation’s overall mission and long-term strategy.

Indeed, a business strategy can be considered as the “umbrella”, a long-term plan of action which seeks to achieve a set of organisational goals and objectives that will ultimately support the organisation to achieve its mission. A project charter is a business document to undertake the efficient and effective management of a project in order to support the reaching out of the strategic objectives.

Source: www.gettyimages.com{:}{:pt}

Um projeto é orientado por vários documentos. A carta de projeto é um documento inicial que autoriza formalmente a sua existência e permite ao gestor do projeto definir e aplicar recursos organizacionais às suas atividades.

Apresenta uma descrição de nível superior, geralmente reduzida (uma a duas páginas) do projeto e resume os principais pontos do âmbito, conteúdo e realização do projeto, como, por exemplo, orçamento, metas, caraterísticas dos produtos, etc., assim como identifica o seu gestor e os seus principais stakeholders. Uma carta de projeto bem concebida:

  • define um esboço claro dos objetivos;
  • descreve o âmbito, pressupostos e restrições;
  • define a cronologia e o orçamento global;
  • delega funções e responsabilidades;
  • estabelece as principais etapas de avaliação e controlo.

Source: www.gettyimages.com

Uma carta de projeto pode incluir:

  • finalidade ou meta;
  • objetivos mensuráveis e critérios de sucesso;
  • requisitos de nível superior;
  • riscos de nível superior;
  • cronograma síntese de etapas;
  • orçamento resumido;
  • lista de stakeholders;
  • requisitos de aprovação (ou seja, o que constitui sucesso, quem toma decisões, quem assina o projeto);
  • a designação do gestor, sua responsabilidade e nível de autoridade;
  • nome e autoridade do patrocinador ou outra(s) pessoa(s) que autoriza(m) a carta de projeto.

Carta de projeto

Meta: descreve as declarações de nível superior que contextualizam o que o projeto pretende alcançar, alinhado-se com os objetivos empresariais.

Etapas: descreve os resultados ou eventos importantes que podem ser identificados como concluídos ou não concluídos numa data específica.

Objetivos: descreve declarações de nível inferior relacionadas com os produtos e resultados específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e calendarizados do projeto.

Orçamento resumido: apresenta informação sobre o orçamento preliminar para desenvolver o projeto.

Requisitos: descreve as caraterísticas que os resultados do projeto proposto devem ter.

Stakeholders: descreve os indivíduos, grupos ou organizações que podem ser afetados pelas atividades ou resultados do projeto.

Riscos: descreve, a um nível superior, as áreas de risco mais significativas.

Requisitos de aprovação: descreve os fatores que constituem o sucesso do projeto.

Gestor: descreve as responsabilidades e o nível de autoridade do gestor.

Patrocinador: identifica o financiador do projeto.

Metas e objetivos do projeto.

  • as metas correspondem a declarações de nível superior que fornecem um contexto geral de o que o projeto pretende alcançar e devem alinhar-se com os objetivos empresariais da organização;
  • os objetivos são declarações de nível inferior que descrevem os produtos e resultados específicos e tangíveis do projeto. Devem ser bem definidos e ser SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e temporais, visando disponibilizar uma base sólida para a avaliação do grau de sucesso do projeto.

O sucesso é medido em termos de outputs, resultados e benefícios:

  • o output de um projeto corresponde ao produto do projeto;
  • um resultado corresponde à mudança derivada da utilização do produto do projeto;
  • um benefício corresponde a uma melhoria mensurável a partir de um resultado.

Objetivos S.M.A.R.T. Gráfico de Maria Kouri

No caso de um projeto ser gerido no contexto de uma organização, nunca é demais sublinhar que a carta de projeto deve apoiar a missão global e a estratégia a longo prazo da organização.

Uma estratégia empresarial pode ser considerada como uma força, um plano de ação a longo prazo que procura alcançar um conjunto de metas e de objetivos organizacionais que acabarão por apoiar a organização a alcançar a sua missão. Uma carta de projeto é um documento empresarial para empreender a gestão eficiente e eficaz de um projeto, a fim de apoiar a realização dos objetivos estratégicos.

Source: www.gettyimages.com

{:}

Cubesproject