Subiectul 3 Managementul timpului proiectului

{:en}Project time management is concerned with planning, managing, monitoring and evaluating the time needed and spent on project activities, in close relation to the progress planned and actually achieved.

Project time management develops from the WBS. Indeed, the work packages of the WBS are decomposed into activities, which are required to carry out the project.

1. Accordingly, the required activities are defined. This would be the first step in Project Time Management.

2. Then, activities are sequenced; namely, the interrelation between project activities is established and an efficient work sequence is designed.

3. The type, quality and quantity of the resources required for each activity are then estimated. These may include, among others, financial, material, intangible, infrastructure and human resources. This step is necessary to inform the project’s budget (see “Project Cost Management”).

  1. As a next step, the duration required for the completion of each activity is estimated, also planning for potential constraining factors, or necessary research, pilots, meetings etc.
  2. Accordingly, a schedule of activities is developed. This involves prioritisation and setting specific timeframes, in which specific activities or tasks must be carried out and completed. Since activities are sequenced, the necessity to observe deadlines cannot be stressed enough: delays in some activities can harm the timely completion of the whole project, often leading to increased costs and stakeholder dissatisfaction.
  3. That is why a schedule must include specific evaluation milestones. These are significant points or events within the project, which serve as controlling and evaluation markers for the project’s implementation. They are integral parts of the control schedule, which aims to monitor the project’s implementation according to schedule and specifications. Needless to say that a control schedule must be used not only to monitor and evaluate but also to act on results: a deviation from the plan should be ideally foreseen and avoided. Alternatively, an established deviation must lead to imminent correcting action and to subsequent plan updates.

The above process highlights the skills needed for Project Time Management: planning, setting goals and prioritising for better performance. Keeping track of the time schedule through reminders and alerts is required. A useful tool to schedule activities and track performance was developed by Henry Gantt (1910-1915) and is still used in various versions today.

GANTT CHART

The Gantt chart is a tool to help keep the project on track. It serves for scheduling the start and end dates (=the duration) of activities and tasks. Moreover, grouping together similar activities, offers a visualization of the activities’ sequencing over time. It is a common misconception that a Gannt chart is just a time-management tool, but it was developed to track production progress. As such, a Gantt chart helps follow the activity schedule but also the timely completion of the project’s sub-deliverables. In some chart versions, the name(s) of the team member(s) responsible for each activity is also stated on the chart.

Accordingly, the Gantt chart allows to:

  • Show all project stakeholders the planned work and its positioning over time
  • Display initial planning data and prepare displays for future rescheduling and work progress
  • Facilitate the display of grouping tasks, to have summary views of the schedule
  • Ensure consistency with the job description in the work organisation chart
  • Validate certain necessary tasks before moving on to the next one


Source: www.gettyimages.com

Observe the following example of a Gantt Chart: activities, their duration and start date are listed on the vertical axis (e.g. Task A, Task B, etc.), while the calendar dates on the horizontal axis (weekdays). The duration of activities is visualised as red horizontal bars beginning at the start date and ending on the finish date scheduled for each activity. Note the sequencing of activities in the way the horizontal bars follow each other leaving no time-gaps. The allotment of time across the horizontal bar can follow the requirements of each project: it can follow a day-to-day categorisation (like the example here), a weekly, bi-weekly or even monthly time-allotment.

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A gestão do tempo de projeto refere-se ao planeamento, gestão, monitorização e avaliação do tempo necessário e dispendido nas atividades do projeto, em estreita relação com os progressos planeados e efetivamente alcançados.

A gestão do tempo de projeto desenvolve-se a partir da EAP. Os módulos definidos são divididos nas atividades necessárias para concretizar o projeto, de acordo com as seguintes etapas:

  1. definição das atividades necessárias;
  2. sequenciação das atividades – é estabelecida a inter-relação entre as atividades, sendo definida a sequência eficiente para as concretizar;
  3. estimativa do tipo, qualidade e quantidade dos recursos necessários para cada atividade – pode incluir, entre outros, aspetos financeiros, materiais, intangíveis, infraestruturas e recursos humanos. Esta etapa é necessária para informar o orçamento do projeto (ver “Gestão de custos de projeto”).

  1. estimativa do tempo necessário para a conclusão de cada atividade – planeando também os potenciais fatores constrangedores ou a pesquisa necessária, pilotos, reuniões, etc;
  2. desenvolvimento do cronograma de atividades – implica o estabelecimento de prioridades e de prazos específicos, nos quais as atividades ou tarefas devem ser desenvolvidas e concluídas. Os atrasos podem prejudicar a conclusão atempada de todo o projeto, levando frequentemente ao aumento dos custos e à insatisfação dos stakeholders;
  3. estabelecimento de etapas de avaliação específicas – constituem pontos significativos no âmbito do projeto, que servem como marcadores de controlo e de avaliação para a sua implementação. São parte integrante do cronograma, que visa monitorizar a implementação do projeto de acordo com o calendário e especificações definidas. O controlo do cronograma deve contribuir para monitorizar e avaliar, mas também para agir sobre os resultados: um desvio do plano deve ser idealmente previsto ou evitado. Em alternativa, um desvio estabelecido deve conduzir a uma correção de trajetória e respetivas atualizações do plano. É necessário monitorizar o cronograma através de lembretes e de alertas. Uma ferramenta útil para programar as atividades e acompanhar o respetivo desempenho foi desenvolvida por Henry Gantt (1915) e é ainda hoje utilizada em várias versões.

DIAGRAMA DE GANTT

O diagrama de Gantt é uma ferramenta que permite monitorizar adequadamente o projeto. Possibilita a marcação das datas de início e de finalização – e, assim, a duração – das atividades e tarefas. Agrupando atividades semelhantes, permite uma visualização da respetiva sequência ao longo do tempo. O diagrama de Gantt não constitui apenas uma ferramenta de gestão do tempo, tendo sido desenvolvido para acompanhar o progresso da produção. Como tal, permite o acompanhamento do cronograma de atividades, mas também a sua conclusão atempada. Em algumas versões, os nomes dos membros das equipas responsáveis são também indicados em cada atividade.

Consequentemente, o diagrama de Gantt permite:

  • que todos os stakeholders envolvidos no projeto acompanhem o trabalho planeado e o seu posicionamento ao longo do tempo;
  • visualizar os dados de planeamento inicial e preparar exposições para futuras reprogramações ao nível do progresso do trabalho;
  • facilitar a exibição das tarefas agrupadas, possibilitando ter visões síntese do cronograma;
  • assegurar a coerência das funções no organigrama de trabalho;
  • validar certas tarefas necessárias antes de se passar à tarefa seguinte.


Source: www.gettyimages.com

Observe o seguinte exemplo de Diagrama de Gantt: as atividades, a sua duração e data de início são listadas no eixo vertical (tarefa A, tarefa B, etc.), enquanto as datas do calendário são listadas no eixo horizontal (dias da semana). A duração das datas programadas de cada atividade é visualizada nas barras horizontais vermelhas. Observe-se, na sequência de atividades, na forma como as barras horizontais se seguem umas às outras, não deixando lacunas temporais. A atribuição de durações, através das barras horizontais, deve seguir os requisitos de cada projeto: pode seguir uma categorização diária (como este exemplo), semanal, quinzenal ou mesmo mensal.

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