Subiectul 4 Managementul scopului proiectelor

{:en}Project scope is part of the project planning process. It works like a map for the project, as it provides research-based documentation on every parameter required to complete the project successfully. Accordingly, it lists what is included in the project (also what resources, time and personnel will be allotted) helping the project manager to avoid costly deviations or conflicts with stakeholders that may arise during the realisation of the project. Moreover, it contains procedures to verify and approve the project’s deliverables. The project scope helps to guide project decision-making and activities in a qualitative, resource- and time-efficient manner. It includes:

  • The project’s goals and objectives;
  • The deliverables’ specifications as well as the activities and resource allocation required to achieve them efficiently and qualitatively;
  • The timetables and deadlines;
  • The delegation and responsibilities of human resources;
  • The documenting, tracking, monitoring and evaluation processes.

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The main steps in Project scope management are:

1.Planning Scope Management: a document including a project scope statement and the project’s expected deliverables and requirements.

2.Collecting Requirements: through various research methods (e.g. interviews, questionnaires, focus groups, etc.) stakeholder expectations are documented and then “translated” into budgets and deliverables to establish the project’s pragmatic requirements.

3.Defining the Scope: description of the project’s deliverables.

4.Creating the Work Breakdown Structure (WBS): the project’s work is decomposed and delegated to project team members, specifying deliverables, budgets, and schedules (see “project team management”).

5.Validating scope: the project scope needs to be validated by the project’s executives and stakeholders.

6.Controlling scope: the project scope needs to be regularly controlled by the project manager to ensure that the team stays on course.

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O âmbito de projeto é parte integrante do processo de planeamento do projeto. Funciona como um mapa, uma vez que disponibiliza documentação baseada em investigação sobre todos os parâmetros necessários para completá-lo com sucesso. Consequentemente, identifica o que está incluído no projeto, incluindo recursos, tempo e pessoal, ajudando o gestor de projeto a evitar conflitos ou desvios dispendiosos com os stakeholders, que possam surgir durante a realização do projeto. Aponta, igualmente, os procedimentos para verificar e aprovar os resultados a alcançar. O âmbito de projeto ajuda a orientar a tomada de decisões e as atividades do projeto de uma forma qualitativa, eficiente em termos de recursos e tempo. Inclui:

  • as metas e objetivos;
  • as especificações dos produtos, bem como as atividades e a atribuição de recursos necessários para os alcançar de forma eficiente e qualitativa;
  • o cronograma;
  • a delegação de responsabilidades dos recursos humanos;
  • os processos de documentação, rastreio, monitorização e avaliação.

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Os principais passos na gestão do âmbito de projeto são:

1.Gestão do Âmbito de Planeamento: documento que inclui uma declaração do âmbito de projeto e os resultados e requisitos esperados do  mesmo;

2.Requisitos de recolha: através de vários métodos de investigação (por exemplo, entrevistas, questionários, sessões com focus groups, etc.), as expetativas dos stakeholders são documentadas e depois “traduzidas” em orçamentos e resultados, visando estabelecer os requisitos pragmáticos do projeto;

3.Definição de âmbito: descrição dos resultados do projeto;

4.Criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP): o projeto é distribuído aos membros da equipa, especificando os resultados, orçamento e agenda (ver “gestão da equipa de projeto”);

5.Âmbito de validação: o âmbito de projeto deve ser validado pelos executivos e stakeholders;

6.Âmbito de controlo: o âmbito de projeto deve ser controlado regularmente pelo gestor, visando assegurar o cumprimento das diferentes dimensões definidas.

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