Subiectul 5 Managementul comunicațiilor de proiect

{:en}Communication within a project is of primary importance, firstly because a project’s realization requires teamwork which is based on good communication, and secondly, the project needs to be steadily, consequently, effectively and appropriately communicated to stakeholders, according to their level of engagement (see “Project Stakeholder Management”).

Project Communications Management is concerned with all activities about the planned generation, collection, storage and dissemination of messages and information regarding the project to specific audiences. Its processes include:

  • Planning communications
  • Managing communications
  • Monitoring communications

Planning communications management

The first step is to create a project communications management plan, to define what will be sent, to whom, how, when, and by whom. The following factors should be considered:

  • Objective: What is the purpose of communication? Over-flooding with information can be more harmful than beneficial, therefore communication should be undertaken only when they support the project’s actual promotion and completion.
  • Audiences: Who is communication targeting? What level of information should be conveyed to each target audience? Different project stakeholders require different levels and frequency of information. Therefore a communications plan should include a list of stakeholders (e.g. team members, sponsors, customers, other interested parties, etc.) and address their communication expectations.
  • Message: The format, content (including language, level of technicality or detail), of the message for each stakeholder group should be carefully considered to ensure that relevant information is conveyed to the right people at the right time.
  • Channel: How, when and at which frequency will the message be delivered?

Source: www.pexels.com

The communications plan should cover all stakeholders, reassure, and retain their support, as well as prevent surprises.

Managing project communications

This step involves carrying out the communications plan; namely, the collection and analysis of data as well as the generation, distribution, collection, storage/archiving, retrieval and disposal of messages. Regular reviewing and updating of the communications plan as necessary is paramount to address  changing circumstances and provided feedback/

Monitor project communications

Monitoring and controlling project communications occur throughout the project’s lifecycle and its methods and frequency are foreseen in the communications plan. It includes that the plan was implemented correctly, communication was disseminated and interpreted as planned and relevant feedback was duly provided.{:}{:pt}

A comunicação no contexto de um projeto é um aspeto de importância primordial. Em primeiro lugar, porque a realização de um projeto requer um trabalho de equipa baseado numa boa comunicação. Em segundo lugar, o projeto deve ser comunicado de forma eficaz e adequada aos stakeholders, de acordo com o seu nível de envolvimento (ver “Gestão dos Stakeholders do Projeto”).

A gestão das comunicações do projeto centra-se nas atividades relativas à geração, recolha, armazenamento e disseminação de mensagens e informações sobre o projeto a públicos específicos. Este processo inclui:

  • planeamento das comunicações;
  • gestão das comunicações;
  • monitorização das comunicações.

Gestão do planeamento das comunicações

O primeiro passo é criar um plano de gestão das comunicações do projeto, para definir o que será enviado, a quem, como, quando e por quem. Devem ser considerados os seguintes fatores:

  • objetivo: Qual é a finalidade da comunicação? O excesso de informação pode ser mais prejudicial do que benéfico, pelo que a comunicação só deve ser empreendida quando apoia a promoção e conclusão efetiva do projeto;
  • audiência: Quem é o alvo da comunicação? Que nível de informação deve ser transmitido a cada público-alvo? Os diferentes stakeholders no projeto requerem diferentes níveis e frequência de informação. Por conseguinte, um plano de comunicação deve incluir uma lista de stakeholders (por exemplo, membros da equipa, patrocinadores, clientes, etc.) e abordar as suas expetativas de comunicação;
  • mensagem: o formato e o conteúdo (incluindo língua, nível de tecnicidade ou detalhe) da mensagem para cada grupo de stakeholders deve ser cuidadosamente considerado para assegurar que a informação relevante será transmitida às pessoas certas no momento certo;
  • canal: como, quando e com que frequência será entregue a mensagem.

O plano de comunicação deve abranger todos os stakeholders, manter o seu apoio e prevenir surpresas.

Source: www.pexels.com

Gestão das comunicações

Esta etapa envolve a realização do plano de comunicação, nomeadamente a recolha e análise de dados, bem como a geração, distribuição, recolha, arquivo, recuperação e eliminação de mensagens. A revisão e atualização regular do plano de comunicação é fundamental para fazer face à alteração de circunstâncias do projeto e consoante o feedback recebido.

Monitorização das comunicações

A monitorização e o controlo das comunicações do projeto ocorre durante todo o seu ciclo de vida e os seus métodos e frequência estão previstos no plano de comunicação. A monitorização garante que o plano é implementado corretamente, a comunicação é divulgada e interpretada como planeado e o feedback relevante é devidamente recebido/fornecido.

{:}

Cubesproject